Règlement 5

Adopté par le conseil d'administration du Cégep Vanier le 12 juin 2007

Révisé et approuvé par le conseil d’administration du Cégep Vanier le 20 mai 2025

PRÉAMBULE

Les règles d'éthique et de déontologie énoncées dans le présent document sont conformes à la Loi modifiant la Loi sur le ministère du Conseil exécutif et d'autres dispositions législatives concernant les normes d'éthique et de déontologie. Ces dispositions complètent les règles d'éthique et de déontologie déjà énoncées aux articles 321 à 330 du Code civil du Québec et aux articles 12 et 20.1 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel. Les dispositions législatives d’ordre public, notamment les articles 12 et 20.1 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionel, ont préséance, en cas de conflit, sur les dispositions du présent code.

ARTICLE 1- DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.01 - Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement. 

• membre du conseil : Membre du conseil d’administration du Collège d’enseignement général et professionnel Vanier;
• membre du personnel faisant partie du conseil : La direction générale, la direction des études, ainsi que les deux membres du personnel enseignant, un(e) membre professionnel(le) et un(e) membre du personnel de soutien du conseil d'administration du Collège d'enseignement général et professionnel Vanier;
• Code : Le Code d'éthique et de déontologie des membres du conseil d'administration du Collège d'enseignement général et professionnel Vanier.
• Comité disciplinaire : Le comité décrit à l’article 5.01 de ce Code
• Cégep Vanier, le Cégep ou Collège Vanier : le Collège d’enseignement général et professionnel Vanier

1.02 - Objet

Le présent Code a pour objet d'établir des règles d'éthique et de déontologie à l'intention des membres du conseil d'administration du Collège d'enseignement général et professionnel Vanier, et ce, afin de :

•  maintenir et renforcer la confiance du public en ce qui a trait à l’intégrité, l’objectivité et la transparence de l'administration du Cégep;
• permettre aux membres d'exercer leur mandat et de s’acquitter de leurs devoirs avec confiance, indépendance et objectivité pour mieux accomplir la mission du Cégep.

1.03 - Portée

Le présent Code s'applique aux membres du conseil et, dans le cas de l'article 2.03, aux ancien(e)s membres du conseil d'administration du Cégep.

ARTICLE 2 - DEVOIRS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES DU CONSEIL

2.01 - Généralités

Les membres du conseil s’acquittent de leurs tâches en toute indépendance, avec intégrité et bonne foi, dans l’intérêt supérieur du Cégep, et en vue de l’accomplissement de sa mission. Les membres agissent avec prudence, diligence, honnêteté, loyauté et assiduité comme le ferait toute personne raisonnable et responsable en pareilles circonstances.

2.02 - Devoirs et obligations des membres en fonction

Dans l’accomplissement de leurs obligations, les membres du conseil a. respectent les obligations prévues dans la Loi sur les cégeps et dans la charte et les règlements du Cégep et agissent dans les limites des pouvoirs du Cégep; b. évitent de se placer en situation de conflit entre leurs intérêts personnels, ou ceux du groupe ou de la personne qui les ont élu(e)s ou nommé(e)s, et leurs devoirs et obligations à titre de membres du conseil; c. font preuve de retenue dans leurs commentaires, évitent les atteintes à la réputation d’autrui et traitent les autres membres du conseil avec respect; d. s’abstiennent d’utiliser les biens du Cégep à leur profit ou au profit d’autrui; e. s’abstiennent d’abuser de leurs pouvoirs ou d’user indûment de leur position pour en tirer des avantages sur le plan personnel; f. évitent de solliciter ou d’accepter, directement ou indirectement, d'une personne en relation avec le Cégep, un avantage ou un bénéfice de quelque nature que ce soit; g. s’abstiennent d’accepter un cadeau, une marque d’appréciation ou tout autre avantage autre que ceux habituellement offerts et de valeur symbolique.

2.03 - Devoirs et obligations des membres ayant quitté leurs fonctions

Dans l’année qui suit la fin de leur mandat, les ancien(ne)s membres du conseil a. agissent de manière à ne pas tirer indûment profit de leur ancienne position de membres du conseil d'administration; b. s’abstiennent d’agir en leur nom ou au nom d’autrui dans tout processus, négociation ou autre opération dans lequel le Cégep est partie prenante. Cette règle ne s’applique pas aux membres du personnel faisant partie du conseil en ce qui a trait à leur contrat de travail; c. s’abstiennent d’utiliser tout renseignement confidentiel ou privilégié sur le Cégep à leur propre profit ou à celui d'autrui.

2.04 Confidentialité

Les informations et les documents partagés ou présentés dans le cadre des activités du conseil d'administration sont confidentiels jusqu'à ce qu'ils soient rendus publics par décision du conseil. Les membres du conseil d'administration doivent respecter la confidentialité des informations reçues dans le cadre de la gouvernance du Cégep, quel que soit le moyen de transmission, y compris, mais sans s'y limiter, les informations partagées par voie électronique et lors de vidéoconférences ou de téléconférences. Les membres du conseil d'administration ont une obligation de confidentialité concernant le contenu des délibérations du conseil et de ses comités, sous réserve de l'article 12 de la Loi sur les collèges d’enseignement général et professionnel.

ARTICLE 3 - RÉMUNÉRATION

3.01 - Rémunération interdite

Les membres du conseil d’administration n’ont droit à aucune rémunération en contrepartie de l’accomplissement de leurs tâches à titre de membre du conseil. De plus, les membres ne peuvent recevoir aucune rémunération du Cégep autre que le remboursement des dépenses. La disposition qui précède n'empêche pas les membres du conseil d'administration de percevoir leur salaire et les autres avantages prévus dans leur contrat de travail.

ARTICLE 4 - CONFLITS D’INTÉRÊTS

4.01- Objectif

Les règles suivantes visent à aider les membres à bien comprendre les situations de conflit d’intérêts et à définir les mesures administratives pour les membres en situation de conflit d’intérêts dans le but de servir au mieux l’intérêt supérieur du Cégep.

4.02- Principes généraux

Il y a conflit d’intérêts dans toutes situations réelles, potentielles ou apparentes qui, selon les normes objectives, sont de nature à compromettre ou susceptibles de compromettre l’indépendance et l’impartialité d’un(e) ou dans une situation où un(e) membre cherche à utiliser la nature de son poste pour obtenir indûment des avantages pour elle-même ou lui-même ou pour autrui.

Situations de conflits d’intérêts

Sans limiter la portée de l'article 4.02, les exemples suivants constituent ou peuvent généralement être considérés comme des situations de conflit d'intérêts : a) une situation où un membre du conseil d'administration a un intérêt direct ou indirect dans une délibération du conseil ; b) une situation où un membre du conseil d'administration a un intérêt direct ou indirect dans un contrat ou une proposition de contrat avec le Cégep; c) une situation dans laquelle un membre du conseil d'administration, directement ou indirectement, tirerait un avantage personnel d'une décision du Collège ; et d) une situation dans laquelle un membre du conseil d'administration accepte un cadeau ou un avantage de la part d'une entreprise commerciale qui traite ou est susceptible de traiter avec le Collège, à l'exception des cadeaux habituels d'une valeur symbolique.

Outre les règles énoncées à l'article 4.02, un membre du conseil d'administration se trouve en situation de conflit d'intérêts dans les cas décrits aux articles 12 et 20.1 de la Loi sur les collèges d’enseignements général et professionnel. Dans les trente (30) jours suivant leur nomination ou leur élection, les membres du conseil d'administration doivent soumettre au président du conseil d'administration une déclaration de leurs intérêts dans des organisations qui, à leur connaissance, ont fait ou font affaire avec le Collège et divulguer, le cas échéant, tout conflit d'intérêts inhérent, qu'il soit réel, potentiel ou perçu. Cette déclaration d'intérêts doit être révisée et mise à jour chaque année par les membres du conseil d'administration ; et les membres du conseil d'administration doivent divulguer toute situation constituant un conflit d'intérêts de la manière et dans les situations décrites au premier paragraphe de l'article 12 de la Loi sur les collèges.

4.03 Restrictions

Outre les dispositions relatives aux conflits d'intérêts prévues aux articles 4.02 et 4.03 du présent code et les obligations de divulgation prévues à l'article 4.04, les membres du conseil d'administration qui se trouvent en situation de conflit d'intérêts concernant un point à l'ordre du jour doivent : a) éviter d'influencer la décision relative à ce point ; b) se retirer de la réunion pendant que le point est débattu ou soumis au vote ; et c) s'abstenir de voter.

4.04 Rôle du président

Le président est responsable du bon déroulement des réunions du conseil d'administration. Il est habilité à statuer sur toute question relative au droit de vote lors d'une réunion du conseil d'administration. En cas de contestation du droit de vote sur une résolution, lorsque la question porte sur un conflit d'intérêts, le président entend les observations des membres du conseil d'administration sur cette question et prend une décision concernant le droit de vote. Le président a le pouvoir d'intervenir, d’ordonner à un membre du conseil d'administration de s'abstenir de voter et de l'expulser de la salle pendant la délibération et le vote. La décision du président est définitive.

ARTICLE 5 - ADMINISTRATION DU CODE

5.01- Responsabilités

Le secrétaire général ou toute autre personne désignée par le conseil d'administration agit à titre de conseiller en déontologie. Cette personne est chargée : i. d'informer les membres du conseil d'administration du contenu et de l'application du présent Code ; ii. de conseiller le Cégep et tout membre du conseil d'administration sur les questions liées à l'éthique et à la déontologie ; iii. de fournir au responsable de la conformité aux règles contractuelles (RARC) de l'Ordre et/ou à son délégué une liste des organisations divulguées conformément à l'article 4.04 du présent code, afin de garantir les meilleures pratiques dans le processus d'approvisionnement ; iv. d'enquêter sur les allégations d'irrégularités relatives au présent code et rendre compte de ses conclusions au conseil d'administration ; et v. de publier les informations prescrites par la loi concernant les cas de conflit d'intérêts survenus au cours de l'année et présenter un rapport annuel au conseil d'administration (et au gouvernement, si nécessaire) indiquant le nombre de cas traités et leur suivi, les infractions examinées par le comité de discipline, les décisions et les sanctions imposées par le comité de discipline, ainsi que le nom des membres du conseil d'administration révoqués, suspendus ou réprimandés au cours de l'année. La présidence est chargée de ce qui suit : i. de présider le comité disciplinaire ; ii. de veiller à ce que le conseil d'administration nomme au moins trois (3) membres du conseil d'administration pour siéger au comité disciplinaire, si le conseil d'administration décide de créer un tel comité ; et iii. d'enquêter sur les questions soulevées concernant l'application du code et de rendre compte de ses conclusions au conseil d'administration.

5.03- Comité de discipline et sanctions

Le responsable de l’éthique et de la déontologie doit informer le conseil de toute plainte ou de toute autre situation irrégulière visée par le présent Code et lui faire rapport des résultats de toute enquête menée à ce sujet. Une fois nommé par le conseil, le comité de discipline évalue la validité du cas et, s'il y a lieu, détermine la sanction à imposer. Le comité de discipline doit informer par écrit le membre du conseil d'administration concerné de la ou des infractions présumées, en se référant aux dispositions législatives ou réglementaires pertinentes ou à celles du code. Avant d'imposer une sanction, le comité de discipline doit accorder au membre du conseil concerné un délai de trente (30) jours pour présenter ses arguments par écrit et lui donner la possibilité de rencontrer les membres du comité de discipline et d'être entendu. En cas d'urgence nécessitant une action immédiate ou en cas d'infraction grave, le président peut suspendre provisoirement le mandat du membre du conseil concerné. Le comité de discipline doit informer le membre du conseil d'administration concerné de sa décision dans les trente (30) jours suivant l'audition du membre du conseil d'administration concerné ou la réception de sa réponse écrite. Les seules sanctions qui peuvent être imposées sont une réprimande, une suspension et/ou la destitution de ses fonctions.

6. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR ET RÉVISION

Le Code d'éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration entre en vigueur dès son approbation par le Conseil d’administration du Cégep Vanier et est révisé tous les cinq ans.