Règlement 1 - Vanier

Adopté par le conseil d'administration du Cégep Vanier le 14 juin 1994.

Modifié : le 20 mai 2025; le 14 juin 2005; le 12 juin 2007; le 26 juin 2012; le 24 novembre 2015; le 15 janvier 2019; le 19 novembre 2019

1. RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Définitions Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

Loi : La Loi sur les collèges d'enseignement général et professionnel (RLRQ., c. 29).
Cégep : Le Collège d’enseignement général et professionnel Vanier, qui peut être abrégé en Cégep Vanier, Vanier College ou Cégep Vanier College, lorsque cela est jugé nécessaire ou opportun, comprenant chacun de ses campus.
Conseil : Le conseil d’administration du Collège d’enseignement général et professionnel Vanier.
Membre de la communauté étudiante : toute personne inscrite à un programme d’études collégial du Cégep.
Ministre : à moins d’indications contraire, le ou la ministre responsable de l’application de la Loi conformément à l’article 72 de celle-ci.
Parent(e) : Le père ou la mère d'un membre de la communauté étudiante ou toute personne en ayant la tutelle reconnue ou la garde légale.
Personnel enseignant : Personne embauchée par le Cégep pour donner des cours à unités reconnus par le ministre et qui n'est pas considérée comme faisant partie du personnel administratif, professionnel ou de soutien du Cégep. Peut être désigné comme membre du corps professoral, enseignant ou enseignante.
Personnel professionnel non-enseignant : Membre du corps professionnel non enseignant suivant la définition dans le plan de classification applicable. Personnel de soutien : Membre du personnel de soutien suivant la définition dans le plan de classification applicable.
Règlements : Les règles de base relatives à l'organisation et à la procédure de gouvernance d’une personne morale.

1.2 Siège social

Le siège social du Cégep est situé au 821, avenue Sainte-Croix, Montréal, arrondissement de Saint-Laurent (Québec) H4L 3X9.

1.3 Sceau

Une impression du sceau du Cégep apparaît dans la marge.

1.4 Titre

Le présent règlement a pour titre « Règlement numéro 1 du Cégep Vanier ».

1.5 Objet

Le présent règlement régit l'administration interne du Cégep.

2. LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

2.1 Composition

Le conseil d'administration est constitué de dix-neuf (19) membres dûment nommé(e)s conformément aux dispositions de la Loi (RLRQ, c. C-29, art. 8).

2.2 Désignations

Le secrétariat général veille à la nomination ou l’élection des membres du conseil en conformité avec la Loi et avec le présent règlement.

Le processus de désignation des membres doit être amorcé au plus tard dans les 90 jours suivant une vacance, sauf dans le cas des membres parents pour lesquels le processus ne peut être amorcé qu’une fois par année scolaire.

2.3 Membres nommés par le ou la Ministre

Le secrétariat général veille à fournir au ministère tous les documents requis pour qu’il procède aux nominations requises. Le mandat des membres nommés par le ou la Ministre est de trois ans et ne peut être renouvelé consécutivement qu’une seule fois.

2.4 Membres élus ou nommés par le Conseil d’administration

2.4.1 Personnel enseignant, professionnel et de soutien

En conformité avec les délais précisés à l’article 2.2, le secrétariat général transmet un avis de vacance écrit aux membres de la catégorie d’emploi concernée. Si une vacance a lieu entre les mois de juin et août, le processus d’élection débutera en septembre.

Les candidatures peuvent être présentées en remplissant les formulaires de présentation signés par cinq (5) membres de la même catégorie d’emploi au Cégep et en le présentant au secrétariat général avec la date indiquée.

La liste des membres de la catégorie d’emploi est composée à partir des contrats d’embauche actif le jour précédent l’avis d’élection envoyé par le secrétariat général. Le droit de nominer et de voter est ouvert aux membres de la catégorie d’emploi selon les définitions de l’article 1.1 de ce Règlement. Le vote par procuration n’est pas autorisé.

Sous réserve d'une élection par acclamation conformément au(x) formulaire(s) de candidature reçu(s), une élection peut avoir lieu au moyen d'un vote à bulletin secret. Le secrétariat général informe par écrit toutes les personnes appartenant à la catégorie de personnel concernée de la date de l'élection et du processus électoral. Cet avis doit être envoyé au plus tard cinq (5) jours avant l'élection.

Le secrétariat général, qui préside l’élection, désigne deux (2) responsables du scrutin chargé(e)s de vérifier les résultats du vote.

Les élections peuvent avoir lieu au cours d'une réunion synchrone au cours de laquelle les personnes présentes ayant le droit de vote constituent un quorum, ou par l'intermédiaire d'un bureau de vote, ou par voie électronique, selon ce que le secrétariat général juge approprié.

Les résultats des élections sont transmis par le secrétariat général au ministre et au Conseil d'administration pour information.

Le mandat des membres du personnel enseignant, professionnel non enseignant et de soutien est de trois ans. Leur mandat ne peut être renouvelé consécutivement plus d'une fois.

2.4.2 Membres étudiants

Conformément aux délais prévus à l'article 2.2, le secrétariat général envoie un avis de vacance à l'association étudiante, lui demandant de nommer deux étudiants, l'un inscrit à un programme d'études préuniversitaires et l'autre à un programme d'études techniques, pour siéger au conseil d'administration, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accréditation et le financement des associations d’élèves ou d’étudiants.

Lorsqu'une vacance survient entre le 1er mars et le 1er septembre, le secrétariat général doit donner suite à cette demande dans les 60 jours suivant le début du semestre d'automne, à condition qu'elle soit traitée avant le mois de novembre. L'association étudiante doit communiquer par écrit au secrétariat général le nom du ou des étudiants désignés.

Le mandat des membres étudiants est d'un an. Leur mandat ne peut être renouvelé plus d'une fois consécutivement.

2.4.3 Titulaires du diplôme d’études collégiales du Cégep

Conformément aux délais prévus à l'article 2.2, le Cégep publie une annonce invitant les titulaires du diplôme d’études collégiales du Cégep qui ne sont pas membres du personnel du Cégep et qui ont suivi un programme d'études préuniversitaires ou un programme d'études techniques à soumettre des candidatures et des demandes. Les candidatures doivent comprendre le curriculum vitae du candidat, une lettre de motivation et le programme suivi et la date d'obtention du diplôme du Cégep Vanier.

Le comité exécutif ou un comité formé à cette fin examine les candidatures et présente sa recommandation au conseil d'administration pour la nomination définitive.

Le mandat des anciens étudiants ou étudiantes est de trois ans. Leur mandat ne peut être renouvelé plus d'une fois consécutivement.

2.4.4 Membres parents

Conformément aux délais prévus à l'article 2.2, le Cégep publie une annonce invitant les parents des étudiants du Cégep Vanier à soumettre des candidatures et à postuler.

Les demandes doivent comprendre le curriculum vitae de la personne, une lettre de motivation et le programme et la date d'obtention du diplôme du Cégep Vanier de leur enfant.

Le secrétaire général, en tant que président de l'élection, nomme deux scrutateurs chargés de vérifier les résultats du vote.

Les élections peuvent avoir lieu lors d'une réunion synchrone au cours de laquelle les personnes présentes ayant le droit de vote (c'est-à-dire les parents d'étudiants du Cégep Vanier) constituent un quorum, ou par le biais d'un bureau de vote, ou par voie électronique, selon ce que le secrétaire général juge approprié.

Le mandat des membres parents est de deux ans. Une personne qui est membre du conseil d'administration à titre de parent d'un étudiant du Cégep continue d'être membre jusqu'à l'expiration de son mandat, même si elle cesse d'être admissible (L.R.Q., chapitre C-29, art. 10). Leur mandat ne peut être renouvelé plus d'une fois consécutivement.

2.5 Le directeur ou la directrice des études et le directeur ou la directrice générale

Les personnes qui exercent les rôles de direction générale et de direction des études sont membres d’office du conseil d'administration.

2.6 Démission et vacances

Conformément à l'article 10 de la Loi, une personne cesse d'être membre du conseil d'administration dès qu'elle perd les qualifications requises pour sa nomination. Toutefois, une personne qui est membre du conseil d'administration en tant que parent d'un étudiant du Cégep continue d'être membre jusqu'à l'expiration de son mandat, même si elle cesse d'être qualifiée.

Tout membre du Conseil, à l'exception des membres d'office, peut démissionner en informant par écrit le secrétariat général. Les vacances causées par le décès, la perte de la qualification, la démission ou toute autre raison sont pourvues de la manière prévue dans le présent règlement, conformément à la Loi. Il incombe au secrétaire général d'informer le Conseil de toute vacance survenue depuis la dernière réunion du Conseil.

2.7 Maintien en fonction

La fin du mandat d'une personne nommée ne crée pas de poste vacant.

Les membres du conseil demeurent en fonction jusqu’à ce qu'ils soient nommés de nouveau ou remplacés (RLRQ, c. C-29, art. 11).

2.8 Responsabilité et conflits d’intérêts

Les membres du conseil d'administration sont tenus d'agir conformément à tous les règlements et politiques applicables du Cégep, y compris le Règlement 5 : Code d'éthique et de conduite professionnelle des membres du conseil d'administration. Cela comprend l'exercice de leur mandat et l'accomplissement de leurs fonctions avec confiance, indépendance et objectivité afin de mieux remplir la mission du Cégep.

Si un(e) membre du conseil manque trois réunions ordinaires consécutives du conseil, sans motif jugé acceptable par les membres du conseil, l’exécutif peut recommander au conseil de démettre la personne de ses fonctions. Cette recommandation ne peut être examinée que lors d'une réunion extraordinaire du conseil dûment convoquée à cette fin, et la recommandation doit obtenir un vote favorable des deux tiers.

2.9 Documents

Le conseil doit tenir à son siège social un ou plusieurs registres dans lesquels doivent figurer les éléments suivants :

l'original ou une copie de ses lettres patentes;
une copie du règlement du lieutenant-gouverneur en conseil adopté en vertu de la Loi et une copie certifiée conforme de ses règlements;
les procès-verbaux des réunions du conseil et du comité exécutif ;
le nom, le prénom, l'adresse et la profession de chacun(e) de ses membres, en indiquant la date de nomination de chaque membre, la date à laquelle il a été mis fin à sa qualité de membre et en joignant, dans la mesure du possible, une copie de la nomination par le ministre;
les noms, prénoms et adresses des membres de la direction et du personnel administratif;
les dettes garanties par hypothèque, en indiquant dans chaque cas le montant du capital, une brève description des biens hypothéqués et le nom des créanciers ou, dans le cas d'une émission d'obligations, le nom du fiduciaire;
les budgets et les états financiers du Cégep pour chaque exercice financier. Le conseil peut statuer par voie de résolution sur toute autre inscription à faire dans ses registres ainsi que sur le format de ces registres.

2.10 Secrétaire général et secrétaire du Conseil

Le secrétaire général, tel que défini dans le Plan de classification des emplois types et Guide de classement des postes de cadre pour le personnel d’encadrement des collèges d’enseignement général et professionnel, 2022, agit à titre de secrétaire du conseil à moins d’une résolution contraire du conseil d’administration.

2.11 Compétence

Le conseil, en tant qu'instance, exerce les droits et les pouvoirs du Cégep conformément à la Loi, mais en tant qu'individus, les membres n'ont aucun pouvoir, sauf lorsque certains pouvoirs leur ont été spécialement délégués par le conseil.

Le conseil peut se prononcer sur toute question qui, en vertu des règlements applicables au Cégep, relève de la compétence du comité exécutif ou d'un membre de la direction. Dans ce cas, la décision du conseil prévaut sur celle du comité exécutif ou du membre de la direction.

Les pouvoirs du conseil d'administration comprennent :

La saine gouvernance du Cégep;
La saine gestion financière du Cégep, y compris l'approbation des budgets et des rapports financiers ;
L'adoption d'un plan stratégique couvrant une période de plusieurs années conformément aux directives établies par le ministre ;
L'adoption des règlements et des politiques du Cégep;
L'approbation des plans de travail du directeur général et du directeur des études ; et
La nomination et le renouvellement du directeur général et du directeur des études.

3. ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

3.1 Assemblées ordinaires

3.11 Calendrier

Le conseil se réunit en assemblée ordinaire au moins cinq (5) fois par année selon le calendrier qu’il adopte.

3.1.2 Ordre du jour

Le secrétaire général prépare l'ordre du jour des réunions, en collaboration avec le directeur général et le président du Conseil. Les projets d'ordre du jour du conseil d'administration sont soumis au comité exécutif pour information.

L'ordre du jour des assemblées ordinaires comprend :

Ordre du jour de consentement
Rapports
Suivis
Sujets à traiter
Huis clos
Clôture

Les points inscrits à l'ordre du jour de consentement comprennent :

Ordre du jour de l’assemblée en cours
Procès-verbaux des réunions précédentes
Approbation des diplômés
Rapport du comité exécutif
Tout autre point jugé approprié par le président

Tout membre du conseil d'administration peut demander qu'un point soit retiré de l'ordre du jour pour être examiné séparément en en faisant la demande avant l'adoption de l'ordre du jour.

3.1.3 Convocation aux assemblées

La convocation aux assemblées ordinaires est envoyée par le secrétaire général aux membres du conseil d'administration au moins cinq (5) jours avant la réunion.

La convocation comprend le projet d'ordre du jour et l’accès à tous les documents nécessaires à la réunion.

3.1.4 Participation

Les assemblées ordinaires du conseil d'administration sont publiques. Le droit d'une personne autre qu'un membre du conseil d'administration de prendre la parole lors des assemblées du conseil est déterminé par le président.

Sauf dispense du directeur général, les membres de la direction du Cégep assistent à toutes les assemblées du conseil d'administration.

Le conseil d'administration peut convoquer toute personne employée par le Cégep à une assemblée du conseil.

3.2 Assemblées extraordinaires

Les assemblées extraordinaires du conseil sont convoquées par le secrétaire général à la demande du président, du comité exécutif ou sur demande écrite de cinq (5) membres du conseil.

Les assemblées extraordinaires sont convoquées par écrit, avec indication de la date, de l'heure et de l'ordre du jour de l’assemblée. Cet avis doit être envoyé trois (3) jours ouvrables avant la date de l’assemblée à tous les membres du conseil.

Au cours de l’assemblée extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans la convocation peuvent être discutés, sauf si tous les membres du conseil sont présents et d'accord pour modifier l'ordre du jour.

3.3 Assemblées sans préavis

Une réunion du conseil peut avoir lieu à tout moment sans préavis, à condition que tous les membres soient présents ou aient signé une dérogation à la convocation.

3.4 Huis clos

Une assemblée, ou une portion d'une assemblée, du conseil d'administration peut se tenir à huis clos. La majorité des membres présents est requise pour poursuivre la réunion, sauf lorsque des questions relatives à des évaluations de rendement ou à des mesures disciplinaires sont discutées. Dans ce cas, seuls les membres du conseil d'administration et les personnes désignées par le conseil d'administration peuvent rester pendant la durée des délibérations.

La période à huis clos incluse dans l’ordre du jour des assemblées ordinaires du conseil d'administration sert à donner aux membres du conseil l'occasion d'évaluer de manière continue l'efficacité du conseil ou de traiter des questions nécessitant discrétion et confidentialité. Les non-membres doivent quitter la réunion.

Le contenu des délibérations à huis clos est confidentiel. Le procès-verbal d'une réunion à huis clos ne rend compte que des décisions du conseil, le cas échéant, telles que rapportées par le président au secrétaire général.

3.5 Lieu des assemblées

Les assemblées du conseil d'administration se tiennent au siège social du Cégep, sauf décision contraire du président du conseil d'administration ou du directeur général.

3.6 Quorum

Au début d'une assemblée, la majorité de plus de cinquante pour cent des membres du conseil d'administration en poste constitue le quorum pour les réunions du conseil.

3.7 Maintien du quorum

Le quorum vérifié à l’ouverture de l’assemblée est présumé maintenu tout au long de l’assemblée; toutefois, tout membre peut demander que le quorum soit vérifié au cours de la réunion. Si le président constate officiellement que le quorum n'est pas atteint, l’assemblée est levée et toute délibération ultérieure est nulle, mais cela n'affecte pas les décisions prises avant la vérification du quorum.

3.8 Vote

Les résolutions du conseil d'administration sont adoptées à la majorité simple des voix pour ou contre une motion, sauf si les procédures en disposent autrement, que ces votes aient lieu lors d'une assemblée ordinaire ou par voie électronique.

Le président a le droit de vote et, en cas d'égalité des voix, il a voix prépondérante (R.S.Q., chapitre 29, art. 14).

Aucun membre du Conseil ne peut être représenté ou voter par procuration lors d'une réunion du conseil d'administration.

Le vote se fait à main levée. Toutefois, un membre peut demander un vote à bulletin secret. Le secrétaire général, ou une personne désignée par le conseil d'administration, est chargé de compter les bulletins.

À moins qu'un scrutin ait été demandé, la décision du président indiquant qu'une résolution a été adoptée ou rejetée dans le procès-verbal constitue une preuve prima facie que la résolution a été adoptée ou rejetée sans qu'il soit nécessaire de justifier le nombre ou le pourcentage des votes enregistrés.

Lorsqu'un vote doit être pris sur une question d'une importance telle que le conseil d'administration estime nécessaire de recueillir le vote de tous les membres, il peut autoriser un scrutin par d'autres moyens.

3.9 Personne ressource

Le directeur général ou le président peut inviter toute personne-ressource à assister aux réunions du conseil d'administration à titre consultatif ou informatif sur l'un des points à l'ordre du jour.

Les membre de la direction du Cégep qui ne sont pas membres du conseil peuvent être appelés à participer aux délibérations, mais ne peuvent pas voter.

3.10 Procès-verbaux

Le procès-verbal de chaque réunion est rédigé et conservé par le secrétaire général. Le projet de procès-verbal doit être mis à la disposition de tous les membres du conseil cinq (5) jours avant l’assemblée suivante et est approuvé lors de cette assemblée.

Une fois approuvé par le conseil d'administration, le procès-verbal des assemblées ordinaires du conseil d'administration est rendu public.

Le procès-verbal comprend les éléments suivants :

Date, lieu et heure de la réunion ;
Noms des membres présents et déclaration du quorum ;
Toutes les propositions examinées lors de la réunion, y compris les amendements, les sous-amendements et le préambule de ces propositions ; et
Les résultats de tous les votes.

3.11 Procédure

Le conseil d'administration peut adopter toute résolution visant à régir les procédures des réunions.

En l'absence de règles de procédure pour une question donnée, les règles de procédure de Robert s'appliquent aux réunions du conseil d'administration.

4. OFFICIERS DU COLLÈGE

Les dirigeants du collège sont les suivants :

Le président
Le directeur général
Le directeur des études
Les membres de la direction du Cégep

Une même personne peut occuper plusieurs postes au sein du Cégep, à condition que le président et le vice-président ne soient pas la même personne.

4.1 Le président

Le président exerce les pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration. Le président préside les réunions du conseil d'administration et est le représentant officiel du Cégep dans les cas où cela n'est pas stipulé autrement.

4.2 Le vice-président

Le vice-président exerce les pouvoirs du président en son absence ou en cas d'empêchement et exerce les pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration par voie de résolution.

4.3 Élection du président et du vice-président

Le président et le vice-président doivent être élus parmi les membres du conseil d'administration qui ne font pas partie du personnel du collège ou n’y sont pas étudiants (L.R.Q., chapitre C-29, art. 14).

Le conseil nomme le président et le vice-président une fois par année lors d'une réunion ordinaire.

4.4 Vacance : président ou vice-président

Le poste de président ou de vice-président devient vacant :

à la fin du mandat du titulaire, en cas de démission ou d'incapacité du titulaire à remplir son mandat ; ou
lorsque le titulaire cesse d'être membre du conseil.

Le conseil peut décider, par résolution, que le poste de président et/ou de vice-président est vacant après que le titulaire de l’un de ces postes manque trois assemblées ordinaires consécutives du conseil.

En cas de vacance du poste de président et/ou de vice-président, le conseil doit procéder à une élection pour remplacer le titulaire pour le reste de l'année lors d'une réunion ordinaire du conseil suivant la vacance.

4.5 Le directeur général

En vertu de l'article 20 de la Loi, le directeur général est nommé par le conseil. Ce poste devient vacant en cas de démission ou à la fin d'un mandat.

Le directeur général :

est responsable de l'administration quotidienne du Cégep, y compris de sa saine gestion financière ;
est président du comité exécutif (CSQ, chapitre C-29, art. 16) ;
veille à ce que les résolutions du conseil d'administration et du comité exécutif soient exécutées ;
coordonne tous les services et assure la communication avec tous les niveaux du personnel ;
est l’ultime responsable des relations publiques internes et externes du Collège ;
agit au nom du conseil d'administration dans toutes les questions relatives à l'embauche, au licenciement, à la suspension, à la discipline, à la mutation, à la promotion ou à la rétrogradation du personnel du Cégep; et
exerce les pouvoirs et s'acquitte des fonctions qui lui sont attribués par le conseil d'administration par voie de résolution.

4.6 Le directeur des études

En vertu de l'article 20 de la Loi et sous l'autorité du directeur général, le directeur des études :

est le président de la Commission des études (CSQ, chapitre C-29, art. 17a) ;
dirige et gère toutes les activités du secteur pédagogique;
supervise l'amélioration et le développement de la vie pédagogique dans le respect de la mission, des valeurs et de la vision déclarées du Cégep et en tenant compte du plan stratégique pluriannuel du Cégep; veille à la qualité de l'enseignement ;
est responsable de la mise en œuvre du plan de réussite étudiant et de tous les règlements, règlements administratifs et politiques liés au secteur académique;
exerce les fonctions et les pouvoirs du directeur général en son absence ou en cas d'empêchement de celui-ci (CSQ, chapitre C-29, art. 20) ; s'acquitte des tâches assignées par le directeur général ; et exerce les pouvoirs et s'acquitte de toute autre tâche que le conseil lui a assignée par résolution.

4.6 Directeurs des services administratifs

Les directeurs des services administratifs sont nommés par le conseil d'administration sur recommandation du directeur général.

Les directeurs des services administratifs :

planifient, organisent, gèrent, coordonnent et évaluent les activités relevant de leurs responsabilités respectives ;
veillent à l'application des politiques et des règlements relevant de leur secteur de responsabilité ; et
accomplissent toute autre tâche relevant de leur mandat qui leur est confiée par le directeur général.

4.8 Destitution

Sous réserve des dispositions de la Loi et du Règlement déterminant certaines conditions de travail des hors-cadres des collèges d'enseignement général et professionnel et des autres politiques applicables, le conseil peut, par résolution adoptée à la majorité des deux tiers des membres ayant droit de vote lors d'une assemblée extraordinaire dûment convoquée à cette fin, destituer de leurs fonctions, pour motif grave et juste, un officier du Cégep. Les membres du conseil d'administration visés par la procédure de destitution prévue aux présentes sont exclus du vote.

Avant de prendre une telle mesure, le conseil d'administration s'assure que le cadre concerné a été informé par écrit des difficultés observées et que celui-ci ait disposé d’un délai raisonnable pour résoudre le problème après avoir été entendu équitablement par le conseil.

Toutes les décisions du conseil sur cette question doivent être rendues par écrit aux personnes démises de leurs fonctions, conformément aux dispositions des règlements et accords locaux applicables.

4.9 Délégation de pouvoirs

Le conseil peut, par résolution, déléguer en tout ou en partie à un membre du Cégep les pouvoirs d'un autre membre, à l'exception des pouvoirs du président, du vice-président, du directeur général ou du directeur des études.

Le conseil d'administration peut également, par résolution, nommer toute personne pour exercer les pouvoirs et les fonctions d'un membre du personnel en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci. Toutefois, les pouvoirs et les fonctions du président et du vice-président ne peuvent être exercés que par un membre du conseil d'administration qui, conformément à la loi, est qualifié pour occuper cette fonction.

Le conseil peut, par résolution, créer des comités chargés de lui fournir des recommandations sur diverses questions.

5. COMITÉ EXÉCUTIF

5.1 Composition

Conformément aux articles 16 et 19 de la Loi, le directeur général est membre d'office du comité exécutif et le préside.

Le comité exécutif est composé des cinq membres suivants :

Le directeur général ;
Le président ;
Le vice-président ;
Deux membres du conseil d'administration, dont l'un doit être choisi parmi les membres qui ne font pas partie du personnel ou du corps étudiant du Collège.

Les membres du comité exécutif sont élus par résolution du conseil d'administration une fois par an. Toutefois, le conseil d'administration peut, à tout autre moment de l'année, pourvoir aux vacances qui surviennent au sein dudit comité (L.R.Q., chapitre C-29, art. 16).

5.2 Président du comité exécutif

Le directeur général du Cégep agit à titre de président du comité exécutif. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur général, le directeur des études ou son délégué, en cas d'absence du directeur des études, exerce les fonctions et les pouvoirs du président du comité exécutif.

Le président a le droit de vote et, en cas d'égalité des voix, il a voix prépondérante.

5.3 Secrétaire du comité exécutif

Le secrétaire général, tel que défini dans le Plan de classification des emplois types et Guide de classement des postes de cadre pour le personnel d’encadrement des collèges d’enseignement général et professionnel, 2022, fait office de secrétaire du comité exécutif, sauf décision contraire du comité exécutif.

5.4 Responsabilité

Le comité exécutif peut recommander au conseil d’administration de démettre de ses fonctions un membre du comité exécutif qui manque trois réunions ordinaires consécutives du comité exécutif, sans motif acceptable pour les membres.

5.5 Vacance

Tous les membres du comité exécutif cessent d'être membres du comité exécutif lorsqu'ils ne sont plus membres du Conseil. Un membre peut démissionner de son poste en informant par écrit le secrétaire général de son intention, en précisant la date effective de sa démission.

5.6 Assemblées

Le comité exécutif peut décider par résolution de la date et de l'heure de ses assemblées ordinaires, mais doit tenir au moins une réunion ordinaire tous les quatre mois. Le directeur général ou trois membres du comité exécutif peuvent convoquer une réunion.

La convocation à une assemblée extraordinaire est donnée par le secrétaire général au moins vingt-quatre (24) heures avant la rencontre. La convocation peut être transmise par voie électronique.

5.7 Participation aux réunions du comité exécutif

Les assemblées du comité exécutif ne sont pas publiques, mais le président du comité exécutif peut, s'il le juge approprié, convoquer des invités.

5.8 Réunion à huis clos

L'article 3.04 du présent règlement s'applique également aux réunions du comité exécutif.

5.9 Quorum

Au début d'une réunion, la majorité de plus de cinquante pour cent des membres du comité exécutif en fonction constitue le quorum pour les réunions du comité exécutif.

La seule exception concerne les procédures spéciales d'approbation estivales, où le quorum est réduit à deux (2) membres.

5.10 Concordance

Les articles 3.13, 3.3, 3.7 et 3.8 du présent règlement s'appliquent mutatis mutandis au comité exécutif.

5.11 Communication avec le conseil d'administration

Une copie du procès-verbal du comité exécutif est incluse dans le dossier de l’assemblée ordinaire du conseil d'administration qui suit.

5.12 Pouvoirs

Le comité exécutif :

Le comité exécutif agit à titre de comité des finances et d’audit du Cégep. À ce titre, il reçoit et vérifie régulièrement l'état du budget. Le comité exécutif fait des recommandations au directeur général ou au conseil d'administration en vue d'apporter les ajustements nécessaires ;
En matière de gestion financière, il exerce les pouvoirs décrits à l'article 4 des règlements administratifs concernant la gestion financière du Cégep ; Il examine et approuve chaque année le plan de dotation du personnel du Cégep;
Sur recommandation du comité de sélection, il approuve les nominations de tous les directeurs des services administratifs ;
Le comité exécutif est investi des pouvoirs prévus par la Loi et les règlements administratifs, et il s'acquitte des mandats qui lui sont confiés de temps à autre par résolution ; et
Le comité exécutif a le pouvoir de désigner des dirigeants spécifiques du Collège pour signer au nom du Cégep tout contrat, document et instrument de quelque nature que ce soit, y compris les obligations, les débentures, les titres, les documents bancaires et les résolutions, les accords, les contrats avec tout organisme, institution ou individu, dans la mesure où il le juge nécessaire à la poursuite des objectifs généraux du Cégep.

5.13 Procédures d'approbation estivales

Le conseil d'administration peut, par résolution, déléguer au comité exécutif des procédures spéciales d'approbation pendant les congés estivaux.

Un rapport sur ces décisions est déposé lors de la première assemblée ordinaire du conseil d’administration à l'automne.

6. CONTRATS

6.1 Généralités

Tout contrat ou autre document nécessitant la signature du Cégep doit respecter les dispositions énoncées dans le Règlement 4 : La gestion financière du Cégep et dans le Règlement 9 concernant les contrats d'achat de biens, de services et de construction.

Dans les cas non prévus par l'un ou l'autre de ces règlements, une résolution du conseil d'administration est nécessaire pour déléguer le pouvoir de signature à un membre du Cégep.

6.2 Procédures judiciaires

Le secrétaire général ou toute autre personne autorisée par le directeur général peut représenter le Cégep aux fins de répondre à des citations à comparaître, à des ordonnances de saisie-arrêt, à des affidavits à l'appui de procédures judiciaires et à des procédures de même nature.

7. RÈGLEMENTS ET MODIFICATIONS

7.1 Règlements « Le collège transmet au ministre, dès leur adoption, copie de tout règlement ou de toute politique qu’il doit établir en vertu du régime des études collégiales ou des règlements du ministre, et de toute modification y afférente; il en est de même de tout règlement pris en vertu de l’article 19 ou 24.5. », (L.R.Q., chapitre C-29, art. 19.1)

7.2 Modifications

Les règlements administratifs ne peuvent être modifiés qu'après un préavis écrit d'au moins quinze (15) jours ou une annonce lors d'une réunion du conseil d'administration, et par un vote d'au moins deux tiers (2/3) des membres du conseil d'administration en fonction à ce moment-là.

8. LA COMMISSION DES ÉTUDES

Le conseil d'administration établit une commission des études et en détermine la composition par règlement administratif (L.R.Q., chapitre C-29, art. 17).

9. PROTECTION ET INDEMNISATION DES MEMBRES DU CONSEIL

Les membres du conseil d'administration, lorsqu'ils agissent de bonne foi et dans les limites de leurs pouvoirs et de leur compétence, sont protégés et indemnisés contre toute réclamation, y compris les frais juridiques engagés, résultant de l'exercice de leurs fonctions en tant que membres du conseil ou dans le cadre du mandat qui leur est confié par le conseil.

10. CLAUSE MODIFICATIVE

Le présent règlement remplace toutes les versions antérieures du règlement n° 1 sur l'administration générale du Collège. Le présent règlement sera révisé dans un délai maximal de cinq ans à compter de sa dernière adoption par le conseil d'administration.

Règlement de régie interne