Politique sur la vidéosurveillance

1. Objectif et finalité

Le Cégep Vanier est un lieu de rassemblement où les étudiant.e.s, les employé.e.s, les visiteur.euse.s et travailleur.euse.s se déplacent librement, en tant que membres d'une communauté collégiale dynamique. Afin de protéger les personnes, les bâtiments et les équipements qui font partie du Cégep, divers outils de sécurité, dont un système de vidéosurveillance avec enregistrement, sont en place.

En vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, les images recueillies par la vidéosurveillance sont définies comme des renseignements personnels qui, à ce titre, doivent être traitées de façon confidentielle.

L'objectif principal de la présente Politique est de définir les exigences et les responsabilités relatives à la gestion et à l'utilisation des dispositifs de surveillance vidéo au Cégep Vanier. Plus précisément, la Politique vise à :

décrire l'utilisation conforme de la télévision en circuit fermé (CCTV) conformément aux lois fédérales et provinciales ;
définir clairement les objectifs de la vidéosurveillance ;
assurer la sécurité des étudiant.e.s, du personnel et des visiteuses et visiteurs ;
prévenir les actes répréhensibles, le vol, le vandalisme et autres méfaits ;
assurer la confidentialité de l’information enregistrée, en n'autorisant l'accès qu'aux personnes autorisées.

Cadre juridique et administratif

Code civil du Québec c. CCQ-1991;
Code du travail, RLRQ c C-27;
Charte des droits et libertés de la personne, RLRQ c C-12;
Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ., c. A-2. 1;
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, RLRQ c C-1.1;
Loi sur la santé et la sécurité du travail, RLRQ c S-2.1;
Loi concernant la lutte contre le tabagisme, RLRQ. c L-6.2;
Loi visant à prévenir et à combattre les violences à caractère sexuel dans les établissements d'enseignement supérieur, RLRQ c P-22.1;
Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ c A-2.1, r.2.

2. Définitions

Vidéos archivées : Images enregistrées par des caméras de vidéosurveillance stockées sur des supports informatiques à court, moyen ou long terme.

Cégep : Le Collège Vanier d'enseignement général et professionnel.

Communauté collégiale : L’ensemble des étudiant.e.s, membres du personnel, visiteuses et visiteurs, partenaires, utilisatrices et utilisateurs des services du Cégep Vanier et sous-traitant.e.s qui fréquentent le Cégep sur une base régulière ou occasionnelle.

Surveillance secrète : Surveillance par caméra cachée conçue pour être discrète et cachée de la vue normale.

Renseignements personnels : Renseignements concernant une personne physique et permettant de l'identifier. Les renseignements saisis sont confidentiels, c'est-à-dire que les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Source : Commission d'accès à l'information (site Web).

Vidéosurveillance : Désigne une variété de technologies de vidéosurveillance. Plus précisément, la vidéosurveillance désigne un système dans lequel une ou plusieurs caméras vidéo sont connectées en circuit fermé ou en boucle, les images produites étant envoyées à un moniteur de télévision central ou enregistrées. Dans le présent document, le terme « vidéosurveillance » s'applique à la surveillance et à l'enregistrement vidéo.

3. Champ d’application

La présente Politique s'applique à la communauté collégiale dans tous les bâtiments et sur tous les terrains du Cégep Vanier.

La vidéosurveillance utilisée aux fins suivantes n’est pas assujettie aux dispositions de la présente Politique :

lorsqu’elle est utilisée dans le cadre d’activités d’enseignement ou de recherche sous la responsabilité d’un.e membre du corps enseignant du Cégep ;
lorsqu’elle est utilisée dans le cadre d’une vidéoconférence ;
lorsqu’elle est utilisée pour les opérations de stationnement pour aider les client.e.s aux barrières et postes de péage.

4. Principes directeurs

Les principes fondamentaux suivants guident les actions du Cégep en matière de vidéosurveillance :

le Cégep doit garantir un milieu de vie, d'étude et de travail sain et sécuritaire ;
les membres de la communauté collégiales ont droit au respect de leur vie privée et à la protection de leurs renseignements personnels au Cégep comme partout ailleurs ;
la vidéosurveillance ne peut être utilisée pour contrôler les actions ou le comportement des membres de la communauté collégiale, sauf si ces actions ou ce comportement constituent une menace pour l'intégrité ou la sécurité des personnes ou des biens, ou s'ils ne respectent pas les règlements et les politiques du Cégep ;
le Cégep reconnaît l'effet dissuasif de la vidéosurveillance sur la criminalité, le harcèlement, l'intimidation ou la violence, et le renforcement du sentiment de sécurité de la communauté.

5. Application

5.1. Utilisation de la vidéosurveillance

5.1.1. Le service de sécurité et de protection de Vanier administre le système central de sécurité du Cégep, y compris le réseau de caméras de sécurité. C'est donc le seul service autorisé à mettre en place, superviser et coordonner l’utilisation d’enregistrements vidéo à des fins de sécurité et de protection. L’achat et l’installation de caméras vidéo et de matériel de surveillance sont strictement contrôlés et toute installation doit être approuvée par le service de sécurité et de protection conformément aux protocoles établis.

5.1.2. Le service de sécurité et de protection utilise la vidéosurveillance pour améliorer la sécurité des personnes, prévenir la criminalité et enquêter sur des crimes commis, et protéger les biens du Cégep. L'utilisation de la vidéosurveillance respecte toutes les lois fédérales et provinciales existantes et se fait conformément aux valeurs du Cégep, afin de minimiser l’atteinte à la vie privée des enseignant.e.s, du personnel, des étudiant.e.s et des visiteuses et visiteurs dans leurs activités personnelles et professionnelles.
La vidéosurveillance ne sert qu’à des fins légitimes de protection et de sécurité, et notamment à ce qui suit :

la surveillance du périmètre, des entrées et des sorties des immeubles, des vestibules et corridors, des quais de réception, des aires d’entreposage spéciales et des laboratoires ;
la surveillance des rues, trottoirs, parcs de stationnement, cours et intersections qui se trouvent sur les lieux du Cégep ou qui y donnent accès ;
la surveillance des systèmes d’accès restreint aux entrées d’immeubles et autres secteurs ;
la surveillance des lieux protégés par des alarmes anti-intrusion, des contrôles de portes de sortie, des onglets de sécurité et des alarmes de panique et de hold-up ;
la surveillance de guichets automatiques et autres endroits où il y a échange d’argent comme un bureau d’affaires, un magasin sur le campus, et lieux où il y a des caisses enregistreuses ;
la surveillance d’aires publiques où la vidéosurveillance est en place pour tenir lieu de patrouille de sécurité ;
le visionnement des images enregistrées dans le cadre d’une enquête criminelle ou d’atteinte à la sécurité ;
la surveillance des lieux où des activités criminelles sont susceptibles de se poursuivre.

5.1.3. La vidéosurveillance ne doit pas servir à surveiller le rendement d’un.e employé.e ou d’un.e étudiant.e, sauf dans le cas où la conduite de l’employé.e ou de l’étudiant.e constitue un comportement criminel, illégal ou négligent qui représente un danger pour les autres ou un comportement qui viole les politiques ou les règlements du Cégep.

5.1.4. Les caméras ne peuvent être utilisées dans des zones où l'on s'attend à ce que la vie privée soit respectée qu'après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (voir l’article 8) et après que la nécessité d'une surveillance par vidéo a été établie.

5.1.5. Aucune caméra cachée ou dissimulée ne sera installée à moins d’un besoin justifié d’aider les autorités à recueillir des éléments de preuve dans le cadre d’une enquête criminelle. Une telle installation ne pourra être autorisée que par la direction des ressources matérielles, sur recommandation du cadre responsable du service de sécurité et de protection et avec l'approbation de la direction responsable de la protection des renseignements personnels.

5.1.6. Le service de sécurité et de protection veille à que les membres de la communauté collégiale soient informés de la présence et la raison d’être des systèmes de vidéosurveillance grâce à un affichage adéquat visible dans les zones où se trouvent les caméras et à de l’information publiée sur le site Web du service.

5.2. Accès aux séquences filmées et aux enregistrements

5.2.1. Le contrôle de la vidéosurveillance par le service de sécurité et de protection se fait de manière professionnelle, éthique et légale, et en conformité avec toutes les politiques du Cégep. Le personnel qui participe au visionnement des images vidéo doit avoir reçu la formation adéquate et faire l’objet d’une supervision continue pour une utilisation responsable de cette technologie.

5.2.2. Le personnel chargé de contrôler les caméras doit recevoir une copie de la présente Politique et des procédures qui en découlent, et fournir une attestation écrite de la lecture et la compréhension de son contenu.

5.2.3. Le cas échéant, et dans des circonstances exceptionnelles, le service de sécurité et de protection peut donner des droits de visionnement d’images en direct à membres en particulier de la communauté afin d’améliorer la sécurité et la protection d’un endroit en particulier.
Ces personnes seront soumises aux mêmes exigences de formation et normes de conduite que le personnel du service de sécurité et de protection. Tout manquement aux procédures établies pour le contrôle de la vidéosurveillance auxquelles le présent document fait référence entraînera la révocation des droits de visionnement.

Lorsque des droits de visionnement sont accordés, un accord est créé et signé entre le service de sécurité et de protection et le service demandeur. Cet accord indiquera qui a les droits d'accès, les horaires d'accès ainsi que d'autres restrictions ou exigences relatives au maintien de l'accès.
Le privilège des droits de visionnement en direct fait l'objet d'un examen périodique afin de garantir le respect des exigences en matière de formation et de conduite et d'évaluer le maintien de la pertinence et de l'efficacité de la présente disposition.

Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) doit être réalisée avant l'octroi de tout nouveau droit de visionnement en direct, surtout dans les zones où les attentes en matière de respect de la vie privée sont plus élevées. L'EFRVP est soumise à l'examen du comité d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Les droits de visionnement en direct peuvent être révoqués à tout moment par le service de sécurité et de protection ou par la direction responsable de la protection des renseignements personnels en se fondant sur les recommandations du comité d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

5.3. Utilisation et distribution des vidéos enregistrées

5.3.1. Le service de sécurité et de protection a la responsabilité de faire en sorte que l’accès aux images enregistrées soit strictement restreint et que le stockage sécurisé des données enregistrées se fasse conformément aux politiques et procédures du Cégep en matière de protection des données et de gestion des documents. Les images enregistrées sont conservées pour une période limitée conformément au calendrier de conservation, aux politiques et aux procédures du Cégep et à toutes les lois applicables.

5.3.2. L’utilisation des images enregistrées pour mener des enquêtes dans des cas éventuels d’inconduite ou d’activité illégale est réservée au personnel du service de sécurité et de protection.

5.3.3. Le service des technologies de l'information est autorisé à visionner les images enregistrées uniquement à des fins de réparation et de maintenance dès lors que l’accès lui est accordé par le service de sécurité et de protection.

5.3.4. Le service de sécurité et de protection peut fournir des renseignements, y compris les enregistrements des caméras de surveillance, à une personne ou à un organisme chargé par la loi de la prévention, de la détection ou de la répression du crime ou des infractions prévues par la loi, si ces renseignements sont nécessaires à la poursuite d'une infraction à une loi applicable au Québec.

5.3.5. Les membres de la communauté de Vanier peuvent demander que les images soient examinées par le service de sécurité et de protection. Ces demandes seront approuvées au cas par cas. Les situations dans lesquelles une telle approbation peut être donnée comprennent notamment ce qui suit :

si le/la Directeur.trice des Services aux étudiant.e.s ou l’agent.e du code de conduite délégué.e le demande dans le cadre d'une enquête en cours sur une violation du code de conduite ou une infraction pénale ;
si le Service des ressources humaines le demande dans le cadre des cas d’indiscipline d’un.e employé.e ou d’une audience d’arbitrage ;
si le Service de santé, de sécurité et du développement durable le demande dans le cadre d'une enquête sur un incident et d'une évaluation des risques ;
si le Services des affaires corporatives le demande pour obtenir des renseignements relatifs à des plaintes, des réclamations ou des actions en justice ;
si des employé.e.s ou des étudiant.e.s souhaitent utiliser des images vidéo comme preuve disculpatoire dans le cadre de leurs procédures judiciaires ou administratives.

5.3.6. Aucune disposition de l’article 5.3.5 n’a pour effet de contrevenir à la Loi sur l’accès, qui prévoit qu’une personne a le droit d’accéder aux renseignements qui la concernent, y compris aux enregistrements où elle est filmée. Cependant, la Loi d’accès précise certaines restrictions au droit d’accès, et tout refus d’accès aux renseignements se fera conformément à ces dispositions.

5.3.7. Toute demande d’accès provenant d’un individu ou d’un organisme pour des raisons autres que celles expressément mentionnées dans la présente Politique devra être accompagnée d’un mandat de perquisition ou d’un bref d’assignation.

5.3.8. Les demandes pour visionner ou recevoir les images enregistrées doivent être soumises par écrit. L’autorisation de remettre les séquences vidéo enregistrées ou d’en permettre le visionnement est du ressort exclusif du personnel suivant :

la personne chargée de la coordination du Service de sécurité et de protection, ou la personne qu’elle délègue en son absence.

5.3.9. Toutes les personnes autorisées à accéder aux images enregistrées doivent avoir lu et signé « l’accord d’accès à la vidéosurveillance du Cégep Vanier » indiquant qu'elles acceptent de respecter et de se conformer à la Politique sur la vidéosurveillance. L'accord devra être signé annuellement.

6. REGISTRE DE VISIONNEMENT

6.1.1. Chaque visionnement d'images en direct ou enregistrées, par quelque personne que ce soit, doit être consigné dans un registre de visionnement tenu et conservé par la direction responsable de la protection des renseignements privés/le service de sécurité et de protection du Cégep Vanier. Ce registre consigne la date, l'heure et la durée du visionnement, les renseignements consultés, le but du visionnement, le nom et la fonction des personnes qui ont visionné le contenu en question.

7. STOCKAGE ET DESTRUCTION DES IMAGES ENREGISTRÉES ET DES VIDÉOS ARCHIVÉES

7.1. Toutes les images enregistrées au moyen de la vidéosurveillance sont archivées pendant trente (30) jours civils à compter de leur date d'enregistrement. Si aucune demande de visionnement des images enregistrées ou des vidéos archivées n'est faite dans ce délai, toutes les images enregistrées sont détruites en utilisant les moyens appropriés de destruction des données par le Cégep. Aucune image enregistrée ou vidéo archivée n'est conservée pendant une période supérieure à trente (30) jours, sauf si la loi l'exige.

8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (ÉFRVP)

8.1. Objet

8.1.1. L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFRVP) en matière de surveillance de sécurité reconnaît la nature sensible de certaines zones où les individus pourraient s'attendre à un respect de leur vie privée. La procédure d'ÉFRVP est utilisée pour les espaces et les situations où une personne peut raisonnablement s'attendre à ce que sa vie privée personnelle soit davantage protégée. Il s'agit de zones où l'on peut s'attendre à un niveau plus élevé de respect de la vie privée, à l’abri des regards, par rapport aux zones publiques ou d'accès courant. Les exemples de telles zones comprennent notamment :

les toilettes ;
les vestiaires ;
les bureaux individuels ;
les salles de repos des employé.e.s ;
les zones désignées pour les pratiques religieuses.

Compte tenu de la nature évolutive des technologies de surveillance et des préoccupations croissantes en matière de protection de la vie privée, le Cégep s'engage à veiller à ce que ses systèmes respectent les droits des personnes et n'entraînent pas d'atteintes inutiles à la vie privée.

Cette évaluation porte également sur la manière dont les données saisies dans des zones sensibles au chapitre de la vie privée sont gérées, stockées, consultées et partagées, en garantissant un respect strict des normes de protection de la vie privée à chaque étape.

8.2. Procédure d'approbation

8.2.1. Le service de sécurité et de protection est chargé de lancer et de mener à bien l'ÉFRVP. L'ÉFRVP est soumise à un examen du comité d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du Cégep conformément aux procédures applicables.

8.3. Protection renforcée des données

Le caractère sacré et la protection des données de surveillance sont primordiaux. L’ÉFRVP applique les protocoles suivants pour garantir l'utilisation judicieuse des séquences de surveillance filmées:

Restrictions sur la visualisation en direct : Le visionnement des images de surveillance en direct est interdit pendant les opérations de sécurité régulières. Cette mesure garantit que les outils de surveillance ne sont pas utilisés à des fins de contrôle ou d'observation injustifiés. Au lieu de cela, le visionnement en direct est exclusivement réservé aux scénarios d'enquête.

Accès contrôlé aux séquences filmées : L’accès aux séquences filmées enregistrées nécessite une autorisation spéciale. Si un crime ou un incident est signalé et qu'il est nécessaire d'examiner les données de surveillance, la personne chargée de la coordination des services de sécurité est la seule habilitée à accorder des droits de visionnement. Cela se fait au cas par cas, en veillant à ce que seules les séquences filmées pertinentes soient consultées à des fins d'enquête légitimes, minimisant ainsi les risques d'abus.

8.4. Révision

Chaque ÉFRVP est réexaminée deux ans après son approbation afin de s'assurer que la vidéosurveillance continue d'être le meilleur moyen d’atteindre son objectif initial. Un réexamen peut également être déclenché en raison, notamment, de modifications législatives, de modifications importantes des systèmes, de progrès technologiques, de l'identification de nouveaux risques, de modifications du risque ciblé ou d'une rétroaction à la suite d'audits.

9. RÔLES ET RESPONSABILITÉS

9.1. Conseil d'administration

Approuver la présente Politique.

9.2. Direction chargée de la protection des renseignements personnels

Autoriser en dernier ressort les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

9.3. Service de sécurité et de protection du Cégep Vanier

Responsable de l'application et de l'administration de la présente Politique.
Élaborer des procédures qui régiront l'approbation, l'installation, le fonctionnement et la gestion de l'équipement de surveillance vidéo, ainsi que la formation adéquate du personnel du Cégep Vanier et du personnel de sécurité en ce qui a trait à l'utilisation de cet équipement. Les procédures sont compatibles avec les dispositions de la présente Politique.

10. HISTORIQUE

La présente Politique a été adoptée par le Conseil d'administration le 21 janvier 2025 et entre en vigueur à cette date. La présente Politique annule et remplace toutes les politiques antérieures relatives à la surveillance par caméra. Toutes les politiques, lignes directrices ou dispositions antérieures relatives à cet objet sont nulles et non avenues à la date d'entrée en vigueur de la présente Politique.