Politique de télétravail

1. Contexte

1.1. Énoncé de politique

Dans le contexte de la mission et des valeurs du Cégep, notamment en ce qui concerne le Services aux étudiant.e.s, cette politique a été élaborée pour permettre aux employé.e.s du Cégep de concilier leur vie professionnelle et leur vie privée. Les dispositions décrites dans le présent document fournissent un cadre permettant aux employé.e.s occupant certaines fonctions de travailler à partir d’un autre lieu, généralement leur domicile, afin de mieux équilibrer leur travail et leur vie personnelle tout en continuant à contribuer au même niveau à la mission du Cégep.

En plus d’offrir une plus grande flexibilité à nos employé.e.s, cette Politique de télétravail permet de :

de maximiser l’efficacité des employé.e.s ;
optimiser les espaces de travail existants ;
de réduire notre empreinte écologique en diminuant les émissions de gaz à effet de serre résultant des embouteillages ;
de soutenir les plans de continuité ; et
de faciliter le recrutement et la fidélisation d’un personnel hautement qualifié en offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

1.2. Champ d’application

Le télétravail n’est pas approprié pour tous les postes du Cégep, mais pour les postes qui se prêtent à cette forme de prestation, ce document décrit l’objectif ainsi que les obligations et les responsabilités de l’institution et de nos employé.e.s-participant.e.s.

Cette Politique s’applique aux gestionnaires, aux professionnel.le.s et au personnel de soutien.

Les informations fournies ici s’appliquent aux accords officiels en vertu desquels un.e employé.e travaillerait à domicile un ou plusieurs jours par semaine sur une base régulière.

Pour les arrangements de travail temporaires ou occasionnels résultant de la prise en charge d’une personne dépendante, d’intempéries, de la convalescence d’une maladie, de la prise en charge d’un membre de la famille ou de tout autre incident nécessitant une solution à court terme, veuillez-vous référer à la section intitulée « Arrangements discrétionnaires ».

1.3. Éligibilité

Pour participer à une entente de télétravail, il faut une entente signée entre l’employé.e et le Cégep.

Lorsqu’il/elle reçoit une demande de participation à une entente de télétravail, le/la gestionnaire de l’employé.e évaluera la nature du poste de l’employé.e, son rendement, l’état de son dossier disciplinaire et les mesures de supervision en place afin de déterminer si le télétravail est approprié dans le contexte de la mission du Cégep.

1.4. Critères d’éligibilité pour l’emploi

Le poste occupé par l’employé.e doit être d’une nature telle que :

les services à la communauté peuvent être fournis au même niveau de qualité, que ce soit en personne ou en ligne ;
une partie importante de la charge de travail peut être accomplie en dehors du bureau sans diminuer la qualité ou la productivité ;
le télétravail ne génère pas d’inefficacité ou de problèmes pour les client.e.s (internes ou externes), les projets ou les autres employé.e.s ;
les besoins des client.e.s internes et externes peuvent être satisfaits au même niveau que lorsque l’employé.e travaille depuis son poste de travail dans les locaux du Cégep ;
l’acceptation d’une demande de télétravail ne doit pas avoir d’impact significatif sur la charge de travail des autres employé.e.s d’un service ou d’un département ;
l’évaluation de ces critères relève de la responsabilité du/de la gestionnaire de l’employé.e.

1.5. Critères d’éligibilité pour l’employé.e

L’employé.e doit être en mesure de maintenir un niveau de communication adéquat avec le Cégep, son superviseur.e et ses collègues ;
L’employé.e doit s’engager à respecter toutes les politiques et procédures applicables à son emploi au sein du Cégep, y compris celles en matière de sécurité et de confidentialité ;
L’employé.e doit être en mesure d’assurer un environnement de travail approprié à son domicile, y compris un environnement qui exclut le bruit pendant les appels et les réunions.
L’évaluation de ces critères relève de la responsabilité du/de la gestionnaire de l’employé.e. Il/elle peut révoquer un accord de télétravail à tout moment si l’employé.e ne remplit plus l’un des critères d’éligibilité.

1.6. Éligibilité lors d’une orientation ou d’une période probatoire

Afin d’assurer une intégration harmonieuse sur le lieu de travail, les nouveaux.elles employé.e.s du Cégep ou les employé.e.s existant.e.s qui assument de nouvelles fonctions devront très probablement être physiquement présent.e.s sur le campus afin de faciliter la formation et l’orientation vers leurs nouvelles responsabilités. Le télétravail n’est donc pas encouragé pendant cette période.

Une fois que le/la gestionnaire aura jugé que le/la nouvel.le employé.e s’est suffisamment acclimaté.e à son nouvel environnement et à ses nouvelles responsabilités, le/la nouvel.le employé.e pourra bénéficier d’une forme limitée de télétravail au cours de sa période d’essai si tous les critères d’éligibilité énumérés ci-dessus sont remplis.

La limite recommandée pour le télétravail au cours d’une période d’essai est la suivante :

Moins de 3 mois, maximum 20 % ou 1 jour par semaine ;
De 3 à 6 mois, maximum 30 % ou 3 jours sur deux semaines ;
À partir de 6 mois, application de la politique.

2. Rôles et responsabilités

2.1. Responsabilités des employé.e.s :

fournir un niveau de performance qui réponde aux exigences de l’établissement ;
effectuer la même quantité et la même qualité de travail en télétravail que sur leur lieu de travail habituel ;
fournir et maintenir un lieu de télétravail qui répond aux normes de santé et de sécurité au travail décrites dans la section « Santé et sécurité au travail : Prévention » ;
se rendre disponible selon les termes de l’entente de télétravail établi avec son responsable ;
collaborer avec ses collègues, si nécessaire, pour atteindre tous les objectifs fixés par le Cégep ;
à la demande de son/sa gestionnaire, être disponible pour participer à des réunions ou à des rencontres au sein du Cégep ;
être joignable en fonction des besoins de l’organisation pendant les heures de travail désignées ;
s’assurer qu’ils/elles disposent des outils technologiques et des fonctionnalités nécessaires pour effectuer les tâches convenues à distance, y compris une connexion internet adéquate et l’accès à un téléphone ;
fournir à leur gestionnaire un numéro de téléphone auquel ils peuvent être facilement joints pendant les heures de travail ;
informer immédiatement son/sa gestionnaire de toute panne, défaillance ou autre situation l’empêchant d’effectuer son télétravail ;
signaler sans délai tout incident lié au travail qui pourrait entraîner une lésion professionnelle ;
s’assurer que les fournitures, équipements et réseaux informatiques appartenant au Cégep sont utilisés exclusivement pour des activités liées au travail, à moins d’une autorisation explicite du Cégep ;
assurer la sécurité des documents et des informations liés au travail ;
respecter en tout temps et à tous égards les règles de confidentialité et de protection des renseignements confidentiels ;
se conformer, dans l’exercice de ses responsabilités, à toutes les politiques et directives du Cégep ;

Le télétravail est un privilège et non un droit.

Un.e employé.e qui ne respecte pas les attentes établies se verra retirer ce privilège. Dans cette éventualité, le/la gestionnaire informera l’employé.e cinq (5) jours ouvrables avant la révocation du télétravail.

L’accès d’un.e employé.e au programme peut être modifié ou révoqué en fonction de l’évolution ou de la modification de ses fonctions ou de sa charge de travail. Dans cette éventualité, le/la gestionnaire informera l’employé.e le plus tôt possible.

Si l’employé.e change de poste ou de service, l’entente de télétravail prend automatiquement fin. Si l’employé.e souhaite continuer à participer à une entente de télétravail, une nouvelle demande devra être faite et évaluée sur la base des critères établis et des besoins du nouveau poste.

2.2 Responsabilités du/de la gestionnaire :

examiner les demandes de télétravail en fonction des critères définis dans le présent document ;
réviser et mettre à jour les ententes de télétravail en fonction de l’évolution des circonstances ;
adopter des pratiques de gestion efficace pour s’assurer que les employé.e.s en télétravail reçoivent le soutien dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions ;
définir les attentes et les objectifs et en assurer le suivi avec le travailleur.euse à distance ;
assurer une communication appropriée avec l’employé.e ;
respecter l’horaire de travail établi par l’employé.e ;
toute autre responsabilité découlant de l’application de ce programme.

2.2. Responsabilités du Service des Resources humaines :

assurer une application équitable et efficace de ce programme ;
mettre à jour le programme si nécessaire.

3. Calendrier-cadre

Le télétravail est effectué pendant les heures de travail assignées et pendant des périodes prédéterminées entre l’employé.e et le/la gestionnaire.

Le nombre d’heures de télétravail autorisées peut varier d’un.e employé.e à l’autre et d’un poste à l’autre, mais ne peut dépasser 50 % de l’horaire normal de l’employé.e.

L’horaire de télétravail de l’employé.e sera déterminé de manière à lui permettre d’accéder aux ressources, d’assister à des événements et de rencontrer son/sa gestionnaire, ses collègues, d’autres employé.e.s et/ou des étudiant.e.s en personne, le cas échéant.

Le télétravail ne modifie pas le nombre d’heures de travail d’un.e employé.e. Toute modification des heures de travail doit être approuvée à l’avance par le/la gestionnaire, y compris les demandes d’heures supplémentaires, de congés ou de congés de maladie.

Le pourcentage de télétravail autorisé par semaine varie en fonction du poste, des exigences en matière d’équipement, des besoins du service, de l’entente individuelle de télétravail, etc. Ce pourcentage est fixé par le/la gestionnaire et peut être modifié en fonction des besoins du service.

Si l’employé.e doit assister à des réunions les jours de télétravail, le temps de déplacement n’est pas inclus dans le temps de travail.

3.1. Journées de maladie ou journées personnelles :

Si l’employé.e prévu.e pour le télétravail n’est pas en mesure de travailler pour cause de maladie ou pour d’autres raisons, il ou elle doit utiliser les jours de maladie ou les congés personnels, selon le cas. L’absence doit être signalée au/à la gestionnaire dès que possible et enregistrée dans le système habituel de signalement des absences du Cégep.

3.2. Interruptions ou urgences :

Si l’employé.e en télétravail est, pour quelque raison que ce soit, dans l’incapacité de travailler depuis son domicile, il/elle doit se présenter au Cégep pour travailler. Si un problème technique survient moins de deux heures avant la fin de la journée de travail, l’employé.e doit immédiatement contacter son/sa gestionnaire pour confirmer s’il/elle doit se rendre à Vanier ou rester à la maison. Si le problème survient plus de deux heures avant la fin de la journée de travail, l’employé.e doit se rendre au Collège pour terminer sa journée de travail.

En cas d’urgence ou d’accident, l’employé.e est tenu.e de prévenir le/la gestionnaire.

Dans le cas où une situation imprévue au Cégep entraînerait sa fermeture et que les employé.e.s seraient excusés pour la journée de travail, les employé.e.s en télétravail devront terminer leur journée de travail.

3.3. Conditions d’emploi :

Le télétravail ne modifie en rien le salaire, les avantages sociaux, la rémunération, les congés, les vacances et les autres conditions d’emploi des employé.e.s telles qu’établies par leur contrat, leur convention collective ou les politiques du Cégep.

De même, les devoirs, obligations et responsabilités des employé.e.s et du Cégep demeurent inchangés par le télétravail.

L’espace de bureau est principalement réservé aux employé.e.s à temps plein basé à Vanier. Afin d’optimiser l’espace, l’employé.e en télétravail accepte la possibilité qu’un bureau ne lui soit plus spécifiquement attribué et que le partage de l’espace soit privilégié.

3.4. Communication et présence au travail :

Dans le cadre du télétravail, les modes de communication privilégiés sont :

Microsoft Teams ;
courriel ;
téléphone ;
vidéoconférence (Zoom ou Microsoft Teams).

Pendant les heures de travail, l’employé.e doit pouvoir être joint par son/sa gestionnaire, ses collègues, les personnes à qui il doit rendre des services ou les personnes avec lesquelles il doit communiquer dans l’exercice de ses fonctions.

Il incombe à l’employé.e de fournir un numéro de téléphone auquel il/elle peut être joint.e pendant les heures de travail.

Tous les moyens de communication doivent être conformes aux protocoles de sécurité informatique de Vanier et permettre de préserver la confidentialité des documents et des communications, tant écrites qu’orales.

3.5. Autres responsabilités non liées au travail :

Le télétravail n’a pas pour but de remplacer la garde régulière d’enfants ou de personnes à charge. Un.e employé.e.qui est tenu.e de prendre des dispositions pour la garde de ses enfants pendant les jours ouvrables lorsqu’il est au Cégep doit prendre les mêmes dispositions pour les jours de télétravail, de sorte qu’il ne soit pas responsable de la garde de ses enfants, de ses personnes à charge adultes ou d’autres personnes à charge, ou d’autres responsabilités personnelles pendant les heures de travail. Si cela n’est pas possible, l’employé.e doit contacter son/sa gestionnaire pour déterminer les modalités d’exécution du travail.

3.6. Exigences en matière de rendement (attentes et suivi) :

Le/la gestionnaire établit un plan de travail lorsque l’employé.e est en télétravail. Il favorisera une gestion axée sur les résultats et examinera périodiquement l’avancement du travail de l’employé.e d’une manière similaire à ce qui serait fait si l’employé.e n’était pas en situation de télétravail.

L’employé.e s’engage à répondre au manager dans le délai prescrit.

Si le comportement et/ou les performances d’un.e employé.e ne sont pas satisfaisants, le/la gestionnaire peut mettre fin à l’entente de télétravail et imposer des mesures disciplinaires, le cas échéant.

Les attentes en matière de performances et de comportement sont les mêmes pour tous les employé.e.s, y compris ceux qui télétravaillent. Rien dans cette politique ne modifie ou n’invalide les normes de performance ou de comportement du Cégep.

3.7. Sécurité, éthique et confidentialité des données :

L’employé.e est responsable de la protection de toutes les données, de l’équipement, des informations confidentielles et des secrets commerciaux à Vanier. Il incombe à l’employé.e de veiller à ce que les informations du Vanier ne soient pas accessibles à d’autres personnes.

En particulier, et sans limiter la généralité de ce qui précède, l’employé.e est responsable de ce qui suit :

respecter tous les mots de passe, le cryptage des courriels, les pare-feu et l’accès aux identificateurs biométriques du Cégep ;
conserver les copies papier des informations confidentielles du Cégep dans des endroits verrouillés lorsqu’elles ne sont pas utilisées ; et
en exécutant et en acceptant d’être lié à tout moment par la confidentialité des informations et les protocoles de propriété intellectuelle.

Dans le cas où l’employé.e est tenu.e d’apporter des documents confidentiels à son domicile dans le cadre du télétravail, une autorisation écrite préalable du/de la gestionnaire est requise.

3.8. Santé et sécurité au travail : Prévention :

L’employé.e doit désigner un espace de travail sur son lieu de résidence qui lui permettra de se situer en toute sécurité sans être dérangé par le bruit ambiant. L’employé.e doit maintenir cet espace de travail dans un état sécuritaire, sans danger pour l’employé.e et l’équipement.

Si l’employé.e est victime d’un incident, d’une blessure liée au travail ou d’une maladie de quelque nature que ce soit liée à son travail, Vanier doit être informé de la cause de l’incident.

Si l’employé.e est victime d’un incident, d’un accident du travail ou d’une maladie liée à son travail, il/elle est tenu.e d’en informer son/sa gestionnaire dès que possible afin que la situation puisse être évaluée et que des mesures appropriées puissent être prises.

3.9. Fournitures, équipements et outils :

L’équipement (par exemple, un ordinateur portable avec logiciel, une souris et un casque) est fourni par le Cégep aux fins du télétravail et demeure en tout temps la propriété du Cégep.

L’employé.e doit utiliser cet équipement dans le cadre de ses fonctions et non à des fins personnelles.

Le Cégep peut en tout temps exiger de l’employé.e qu’il/elle remette cet équipement dans les locaux du Cégep.

Il incombe à l’employé.e de prendre les précautions nécessaires pour protéger l’équipement contre le vol, les dommages ou l’utilisation abusive.

L’assistance fournie aux télétravailleurs par les services informatiques se limite au matériel fourni par le Cégep et ne s’étend pas aux appareils appartenant au télétravailleur.

3.10. Remboursement des dépenses liées au télétravail :

La participation à ce programme est volontaire et se fait à la demande de l’employé.e. Sauf indication contraire du Cégep, aucun.e employé.e n’est tenu.e de travailler à partir de son domicile.

Par conséquent, les frais encourus par l’employé.e pour exercer le privilège de travailler à partir de son domicile ne sont pas remboursables par le Cégep, à moins que le/la Directeur.trice responsable du service ou du département ne l’ait expressément accepté au préalable. Les gestionnaires individuel.le.s ne peuvent approuver de telles dépenses.

Le Cégep ne rembourse pas le coût des services Internet. Il incombe à l’employé.e de s’assurer que son bureau à domicile permet une communication régulière et adéquate avec son/sa gestionnaire, ses collègues et les personnes auxquelles il fournit des services.

Le Collège ne remboursera pas l’utilisation d’imprimantes et de cartouches d’encre personnelles. Si des documents doivent être imprimés, ils doivent l’être au Collège. Il incombe à l’employé.e d’informer sa compagnie d’assurance qu’il.elle travaille à domicile. Le Collège n’assumera aucune augmentation de la couverture qui pourrait résulter d’un arrangement de télétravail.

Si l’employé.e doit effectuer des appels interurbains ou internationaux, ces appels doivent être approuvés à l’avance afin que les dépenses soient remboursées sur présentation de pièces justificatives.

3.11. Dispositions discrétionnaires :

Dans le cas d’arrangements temporaires ou occasionnels liés à la prise en charge d’une personne dépendante, à la guérison d’une maladie, à la prise en charge d’un membre de la famille ou à tout autre incident nécessitant une solution à court terme permettant à un.e employé.e de bénéficier de la possibilité de travailler à domicile pendant une brève période, tous les responsables sont autorisés à accorder l’autorisation à un.e employé.e de travailler à domicile. Dans ce type de situation, le/la gestionnaire exercera son pouvoir discrétionnaire et accordera l’autorisation après avoir validé la raison de la demande et s’être assuré qu’il n’y a pas d’impact inéquitable sur le travail des collègues de l’employé.e. Ces types d’arrangements doivent avoir un but précis, être déterminés dans le temps et ne pas être de nature répétitive.

Le Cégep peut, après discussion au sein du Comité exécutif de gestion, demander aux employé.e.s de travailler à domicile en cas de conditions météorologiques défavorables anticipées ou en cas d’urgence empêchant les employé.e.s et les étudiant.e.s d’accéder temporairement au campus.

En cas d’intempéries, en particulier de tempêtes de neige, les employé.e.s recevront la veille d’une tempête anticipée la consigne de se préparer à travailler depuis leur domicile le lendemain, mais la décision finale quant à l’ouverture ou non de Vanier et à l’offre de cours sur le campus ne sera confirmée que le jour de la tempête. Si le Cégep est ouvert, les employé.e.s devront se présenter au travail sur le campus.

4. Date d’entrée en vigueur et révision de la présente politique

La présente Politique entre en vigueur immédiatement après son approbation par le Conseil d’administration.

La présente Politique doit être révisée après la première année de sa mise en œuvre officielle, puis tous les trois ans, afin de s’assurer de sa pertinence et de son efficacité.