Les rapports de dépenses 7130-3

1. Énoncé de politique

La présente Politique vise à garantir que tout remboursement de dépenses liées à des réunions ou à des conférences professionnelles, à une représentation externe ou à des réceptions liées directement aux affaires de Vanier et engagées au nom du Cégep respecte tous les règlements du ministère. Les frais de représentation ou de réception doivent servir à préserver et à promouvoir la réputation du Cégep Vanier.

2. Objectif

1. Veiller à ce que les employé.e.s du Cégep et les membres du Conseil d’administration soient remboursé.e.s équitablement pour les dépenses raisonnables encourues dans le cadre de leurs fonctions ; et
2. s’assurer que les dépenses soumises pour les déplacements, la représentation et les relations extérieures sont encourues dans le cadre d’une saine gestion des fonds publics et en conformité avec les règles édictées pour assurer un contrôle adéquat de ces dépenses et éviter les abus.

3. Champ d’application

La Politique s’applique à toutes les catégories d’emploi, à temps plein et à temps partiel, au Conseil d’administration et à tous les employé.e.s en contrat de service ou conférencier.ère.s invité.e.s, au Cégep Vanier. Elle s’applique également à l’enseignement régulier de jour, à l’éducation permanente et à tous les autres services auxiliaires.

4. Définitions

Frais de réception
Dépenses encourues pour la tenue d’un événement institutionnel ou l’organisation d’une réception ou d’une activité sociale. Tous les frais de réception et d’hospitalité doivent être approuvés au préalable par un.e responsable désigné.e représentant le Cégep.

Frais de représentation
Dépenses engagées pour la représentation et la réputation de Vanier par le/la Président.e du Conseil d’administration (ou sa représentation), le/la Directeur.trice général.e, le/la Directeur.trice des études ou les délégué.e.s.

Pièces justificatives
Documents attestant qu’une dépense a été engagée et qu’elle est liée aux activités à Vanier. Une facture et une preuve de paiement sont nécessaires pour obtenir un remboursement d’une dépense effectuée par un.e employé.e. Toutes les pièces justificatives doivent être jointes électroniquement lors de la soumission de la demande de remboursement. La personne qui fait la demande doit conserver l’original de la preuve de paiement pendant au moins un an.

Facture
Preuve de l’achat d’un bien ou d’un service. Elle indique principalement les éléments suivants : la date de la transaction, le montant, la nature de la dépense et le nom ou le nom commercial de l’émetteur, le détail des taxes et le pourboire. Il peut s’agir d’un billet de transport officiel ou d’une facture originale de repas et d’hôtel utilisée pour justifier la demande.

Preuve de paiement
Document attestant que la personne qui demande le remboursement a effectué le paiement de la facture. Il peut s’agir d’un reçu de transaction en argent comptant, par carte de débit ou par carte de crédit.

5. Frais de déplacement

Transport et kilométrage : Le montant remboursé sera calculé à 0,56 $ par kilomètre, pour un.e employé.e individuel.le.

Vanier encourage le covoiturage et remboursera 0,62 $ par kilomètre pour deux employé.e.s ou plus. Les noms des personnes qui voyagent doivent être indiqués lors de la demande de remboursement.

Pendant les heures normales de travail, la distance est calculée sur une base aller-retour entre le Cégep (y compris les campus externes) et la destination finale ou à partir du point de départ, selon la distance la plus proche parcourue. Si le déplacement est nécessaire pour les affaires du Cégep en dehors des heures de travail, la distance est calculée sur la base d’un aller-retour à partir du point de départ.

Les factures d’essence ne sont remboursées que si l’employé.e a loué un véhicule pour des activités liées au Cégep.

Pour les déplacements à l’extérieur de la région métropolitaine de Montréal, l’approbation du/de la gestionnaire approprié.e est requis. Les services de location de voiture, de train, d’autobus et d’avion doivent être envisagés lorsque le coût est inférieur à l’indemnité kilométrique à réclamer. Il incombe au gestionnaire d’examiner ces coûts.

Vanier ne rembourse pas les amendes pour infraction au code routier ou au règlement des contraventions de stationnement.

Frais d’hébergement : Les personnes qui se déplacent doivent utiliser des accommodements standards dans des hôtels de catégorie moyenne à prix raisonnable ou choisir un hôtel bénéficiant de tarifs gouvernementaux en accédant à la liste offerte par l’intermédiaire du Centre d’acquisitions gouvernementales (à partir de janvier 2020). Lors de la réservation, la personne doit mentionner que le Cégep Vanier fait partie de l’entente avec le gouvernement du Québec pour l’obtention de ces tarifs préférentiels. Le remboursement s’effectuera sur présentation de la facture d’hébergement et de la preuve de paiement.

Une exception à cette règle est faite pour les événements organisés par une entité extérieure dont le prix de la chambre a été fixé à l’avance et qui seront remboursés sur présentation de la facture de séjour et de la preuve de paiement.

Lors de la réservation d’un hôtel pour un.e invité.e extérieur.e (par exemple, un.e conférencier.ère invité.e), les règles mentionnées ci-dessus s’appliquent et l’hébergement doit être situé le plus près possible du Cégep afin de minimiser les coûts de transport.

6. Frais de repas locaux

Les frais de repas (excluant l’alcool) seront remboursés sur présentation de pièces justificatives suivant les indemnités ci-dessous :

*Si la durée de l’événement ou de la réunion est d’une journée entière, vous pouvez demander un maximum de 80 dollars, quelle que soit l’heure de votre repas, sans justificatifs.

Les pourboires sont remboursés si leur montant est raisonnable (15 % maximum) par rapport à la facture totale et sur présentation d’une preuve de paiement (par exemple, le reçu de la carte de crédit).

Il faut indiquer le nombre de membres/employé.e.s concernés par cette dépense lorsque la demande de remboursement est présentée pour plus qu’un.e seul.e requérant.e.

À titre d’exception à ce qui précède, les événements organisés par une entité extérieure et pour lesquels le prix du repas a été fixé à l’avance seront remboursés sur présentation de la facture de l’événement et de la preuve de paiement. Si le coût de l’événement comprend un repas, l’allocation pour le repas ne peut pas être réclamée.

7. Déplacements à l’international

Les indemnités de repas sont versées, pour la durée du séjour à l’international, conformément aux normes du Conseil national mixte, Annexe D. La présentation de reçus n’est pas nécessaire lorsque des indemnités de repas sont demandées.

Les taux des indemnités de repas comprennent les frais de repas, y compris les taxes et les pourboires.

Des dépenses réelles raisonnables accompagnées de reçus détaillés peuvent être réclamées au lieu des indemnités de repas mentionnées ci-dessus (Annexe D).

Lorsque le déplacement s’effectue sur une partie de la journée, seuls les repas applicables à cette partie de la journée sont remboursables.

Aucune indemnité de repas ne peut être demandée pour un repas fourni gratuitement à l’employé.e. Certains hôtels offrent le petit-déjeuner inclus dans le prix de la chambre. Par conséquent, l’indemnité pour ce repas ne peut être réclamée.

Aussi, lorsqu’un partenaire ou toute autre personne extérieure vous invite à dîner, l’employé.e n’a pas le droit de demander l’indemnité pour le repas en question. Lorsque nous invitons un partenaire à dîner et que nous payons l’intégralité de l’addition, veuillez-vous référer à la « Section 8 – Représentation extérieure ». Il est nécessaire d’indiquer le nombre de membres/employé.e.s concerné.e.s par cette dépense lors de la soumission de la demande de remboursement.

Les normes applicables aux déplacements internationaux en train et en avion peuvent être augmentées jusqu’à la classe supérieure à la classe économique si la durée du voyage est continue pendant 10 heures. Le déplacement continu commence à l’heure de départ prévue et se termine à l’heure d’arrivée prévue à la destination.

8. Représentation externe

Il s’agit des frais engagés pour la représentation et la réputation du Cégep par le/la Président.e du Conseil d’administration (ou son remplaçant.e), le/la Directeur.trice général.e, le/la Directeur.trice des études ou les délégué.e.s.

Les frais de représentation comprennent les repas, les boissons alcoolisées raisonnables, l’inscription ou la participation à diverses activités jugées raisonnables. Ces types de dépenses doivent être approuvés au préalable par le/la Directeur.trice général.e. Il est nécessaire d’indiquer le nombre de membres/employé.e.s concernés par ces dépenses lors de la soumission de la demande de remboursement.

9. Devises étrangères

Pour toute dépense dans une devise autre que le dollar canadien, l’employé.e doit fournir la preuve du taux de conversion en présentant les reçus avec le relevé de la carte de crédit utilisée pour la dépense. À défaut, le taux de la Banque du Canada à la date de la transaction sera utilisé.

10. Autorisations

Les employé.e.s qui effectuent une dépense doivent se conformer au Règlement 9 en matière de contrats d’achat de biens, de services et de travaux de construction. Si la dépense dépasse le cadre normal des responsabilités de l’employé.e, il ou elle doit obtenir l’autorisation de son/sa superviseur.e.

10.1 Approbations, reçus et délais

Toutes les demandes de remboursement de frais de tous les membres du personnel doivent être approuvées par leur supérieur.e.

Les demandes de remboursement des frais du/de la Directeur.trice général.e doivent être approuvées par le/la Président.e du Conseil d’administration. Les dépenses engagées par un.e membre du Conseil d’administration dans le cadre d’activités pour lesquelles il/elle est dûment mandaté.e doivent être approuvées par le/la Président.e du Conseil d’administration. Les dépenses engagées par le/la Président.e sont soumises à l’approbation du/de la Directeur.trice des Communications et des affaires corporatives.

Toutes les demandes de remboursement de frais doivent être accompagnées de reçus, à moins qu’une indemnité forfaitaire ne soit demandée (voir section 6, Frais de repas local, ou indemnité de repas – voir section 7, Déplacements internationaux). Les reçus peuvent être numérisés et joints à la demande de remboursement. Une brève description de la dépense doit être faite sur la demande de remboursement en indiquant le code budgétaire approprié.

Toutes les demandes de remboursement doivent être saisies dans le formulaire décentralisé Clara/Omnivox et doivent être soumises dans les 30 jours suivant la date à laquelle la dépense a été engagée. Pour la période se terminant le 30 juin de chaque année, les demandes de remboursement doivent être présentées au plus tard le deuxième vendredi de juillet, conformément aux délais de fin d’année du Cégep. En cas de non-respect des délais, la dépense sera prise en compte dans l’exercice suivant. Vanier se réserve le droit de ne pas rembourser les demandeurs sans les pièces justificatives requises.

11. Assurance

Vanier n’est pas responsable des dommages causés à la voiture d’un membre du personnel lorsqu’il/elle l’utilise pour les besoins de Vanier. Le/la propriétaire doit s’assurer que son assurance automobile est adéquate.

Les employé.e.s qui louent un véhicule au nom de Vanier dans le cadre de leur travail doivent souscrire une assurance auprès de la compagnie de location.

12. Dépenses non-remboursables

Pour être remboursés, les frais de déplacement, de représentation externe et de réception doivent être raisonnables et correspondre à l’objet de leur travail et de leur fonction.

Dépenses non remboursables :

• a) achats pour usage personnel ;
• b) les contraventions aux lois ;
• c) le vol, la perte ou l’endommagement des biens personnels, y compris la voiture ;
• d) le coût d’une assurance voyage supplémentaire ;
• e) les dons caritatifs.

13. Réceptions et événements à Vanier

Les frais de réception comprennent les dépenses pour les repas, le service, les divertissements, la décoration et le matériel d’installation pour l’événement, la location et toute autre dépense liée à l’activité qui doit être liée aux activités à Vanier. Cela n’inclut pas les célébrations personnelles des employés.e.s.

Le « Formulaire de planification d’événement » doit être rempli par le/la représentant.e de l’organisation, recommandé par le/la Directeur.trice des études adjoint.e/gestionnaire et approuvé par le Comité exécutif de gestion.

13.1 Retraite

Conformément à l’Article 6, les indemnités de repas seront remboursées uniquement pour l’employé.e honoré.e.

Étant donné que Vanier reconnaît tous les retraité.e.s par une célébration à l’échelle du Cégep, tout cadeau personnel sera financé par les contributions des employé.e.s et non par Vanier.

14. Cartes de crédit

14.1 Cartes de crédits de l’entreprise

• a) Les dépenses couvertes par les cartes de crédit d’entreprise doivent être réconciliées et envoyées au département des finances dans les dix (10) jours suivant la date du relevé mensuel.
• b) Les titulaires de cartes doivent faire autoriser leurs relevés mensuels par leur supérieur.e avant de les transmettre au Département des finances.
• c) Les titulaires de cartes doivent conserver les reçus originaux, pendant au moins un an, pour leurs propres dossiers et en soumettre une copie avec le relevé mensuel pour autorisation et traitement.
• d) Les détenteur.trice.s de cartes doivent s’assurer que tous les achats effectués à l’aide de la carte de crédit de Vanier respectent le Règlement numéro 9 en matière des contrats d’achat de biens, de services et de construction.

14.2 Cartes de crédit personnelles

Les employé.e.s peuvent choisir d’utiliser leur carte de crédit personnelle pour payer leurs dépenses professionnelles. Vanier n’est pas responsable des frais de crédit ou des frais de retard de paiement sur la carte de crédit personnelle d’un.e employé.e.

14.3 Restriction

L’utilisation d’une carte de crédit, qu’elle soit personnelle ou émise au nom du Collège, est limitée aux achats exemptés des dispositions relatives aux appels d’offres du Règlement numéro 9 en matière d’approvisionnement. Néanmoins, dans des circonstances exceptionnelles, lorsque les dispositions relatives aux appels d’offres ont été respectées, une carte de crédit personnelle ou une carte de crédit du Cégep peut être utilisée lorsque les procédures d’achat traditionnelles (demande d’achat - bon de commande - chèque/transfert électronique) sont inacceptables pour le fournisseur et qu’aucun autre fournisseur n’est qualifié pour fournir les biens ou les services.

15. Dépenses associées aux cadeaux et aux dons

15.1 Cadeaux

Les cadeaux personnels, quelle que soit l’occasion, sont financés par les contributions des employé.e.s et ne seront pas remboursés par le Cégep.

15.2 Dons

Tout don fait par Vanier, qui ne correspond pas à sa mission première, peut faire l’objet d’une reprise par le Ministère, égale au montant du don :

• l’utilisation gratuite de locaux, la mise à disposition de ressources ou les contributions financières à des équipes sportives d’un Cégep, de la Fondation d’un Cégep sont considérées comme faisant partie intégrante de la mission d’un Cégep ;
• un don à un organisme de charité sans but lucratif n’est pas considéré comme faisant partie intégrante de la mission d’un Cégep.

16. Avance de fonds

a) Lorsque cela s’avère nécessaire, une avance de fonds peut être accordée à un employé.e qui en fait la demande. Les avances sont obtenues en remplissant une Demande d’avance de fonds sur le système décentralisé. Aucune avance supplémentaire ni aucun remboursement de quelque nature que ce soit n’est possible si le règlement d’une avance de fonds antérieure est en souffrance.

b) Toutes les avances de fonds doivent être réglées en soumettant une demande de remboursement de frais à l’aide du système décentralisé dans les 30 jours ouvrables suivant la fin de l’événement. Si un montant doit être retourné au Cégep, un chèque personnel au montant exact, payable au Cégep Vanier, doit être reçu par le Département des finances.

c) Les achats de matériel, de livres et d’autres biens ne doivent pas être facturés à l’aide d’une demande de remboursement des dépenses et doivent passer par le Service des achats, la Librairie, l’Imprimerie et le Centre d’apprentissage. Ces dépenses, si elles sont jugées inappropriées, ne seront pas remboursées.

17. Exception

Le/la Directeur.trice général.e peut autoriser une dérogation à cette politique, auquel cas il/elle devra l’expliquer par écrit.

Pour une dérogation concernant le/la Directeur.trice général.e, l’approbation du/de la Président.e du Conseil d’administration est requise par écrit.

Pour une dérogation concernant le/la Président.e du Conseil d’administration, l’accord écrit du/de la Directeur.trice des Communications et des affaires corporatives est requis.

18. Application et révision de la politique

Le/la Directeur.trice du Département des finances est responsable de l’application et de la révision de la présente Politique.