Classification et gestion des documents

1. Objectifs

Le but de cette politique est d’aider le Collège à atteindre les objectifs stratégiques suivants :

1.1 Remplir les obligations légales du Collège en matière de classification et de gestion des documents.

1.2 Identifier et protéger les documents essentiels et historiques du Collège.

1.3 Réduire les coûts et améliorer la récupération des documents grâce à l’application systématique du calendrier de conservation et du plan de classification du Collège.

2. Définitions

Aux fins de la présente politique, les définitions suivantes s’appliquent :

Document actif. Document fréquemment utilisé à des fins administratives, juridiques ou financières (valeurs primaires) et conservé indépendamment de sa date de création. Il peut également être appelé document courant.

Valeur archivistique. Les valeurs probantes, administratives, juridiques, financières et historiques qui justifient la conservation continue des documents en tant qu’archives.

Archives. Les archives désignent à la fois l’ensemble des documents créés et reçus par le personnel du Collège dans l’exercice de ses fonctions et conservés pour leurs valeurs primaires ou secondaires, ainsi que le lieu physique où les documents d’archives sont stockés.

Plan de classement. Représentation de l’organisation hiérarchique des documents du Collège.

Document. Toute information ou objet enregistré qui peut être traité comme une unité.

Document essentiel. Il s’agit d’un document qui est essentiel pour que l’établissement retrouve sa fonctionnalité de base, qui est irremplaçable ou dont la recréation nécessiterait des ressources importantes.

Document inactif. Document qui n’a plus de valeur primaire et qui peut être détruit ou conservé de façon permanente à des fins de recherche et d’histoire (valeur secondaire).

Dossier. Toute information créée ou reçue dans l’exercice des fonctions et des activités du Collège, qui fournit une preuve de sa réalisation et doit donc être conservée pour des raisons administratives, juridiques, informatives ou historiques.

Calendrier de conservation. Outil complet approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ), qui indique la durée de conservation de chaque document et le sort final qui lui sera réservé.

Document semi-actif. Document dont l’utilisation est occasionnelle, mais qui conserve une valeur primordiale, par exemple à des fins administratives, juridiques ou financières.

3. Champ d’application

3.1 Cette politique s’applique à toutes les unités administratives du Collège et à tous les documents actifs, semi-actifs et inactifs créés ou reçus par le personnel du Collège dans l’exercice de ses fonctions, quel que soit leur nature (administrative, financière, juridique, historique) ou leur format (papier, numérique, audiovisuel, web ou autre).

4. Énoncés de politique

4.1 Le Collège Vanier (« le Collège ») s’engage à adopter de bonnes pratiques de classification et de gestion des documents, conformément aux exigences législatives.

4.2 Le Collège mettra en œuvre un calendrier de conservation des documents approuvé par BAnQ qui régira « les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs, et indiquera quels documents inactifs doivent être conservés de façon permanente et lesquels doivent être éliminés »¹, conformément à la Loi sur les archives.

5. Contexte législatif

5.1 Le Collège Vanier est légalement tenu de mettre en œuvre un calendrier de conservation des documents et son plan de classification associé, conformément à ce qui suit :

Loi sur les archives, CQLR c A-21.1
Règlement sur les calendriers de conservation, le transfert, le dépôt et l’élimination des archives publiques, CQLR c A-21, r 2
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, CLRQ c 1-1
Loi sur la gouvernance et la gestion des ressources informationnelles des organismes publics, CQLR c G-1.03

6. Rôles et responsabilités

6.1 Le Conseil d’administration du Collège Vanier

Le Conseil d’administration du Collège Vanier a la responsabilité d’approuver les résolutions autorisant le/la Directeur.trice des Communications et des Affaires corporatives à signer et à soumettre le calendrier de conservation et toute révision subséquente au BAnQ.

6.2 Le/la Directeur.trice des Communications et des Affaires générales

Le/la Directeur.trice des Communications et des Affaires corporatives est chargé.e de :

faire approuver par le Conseil d’administration la politique et ses révisions ultérieures ;
signer et soumettre le calendrier de conservation ainsi que toute révision ultérieure à BAnQ ;
l’application générale de la politique, y compris :
1. s’assurer que chaque série du plan de classification et du calendrier de conservation approuvés relève de la responsabilité d’une unité administrative désignée ;
2. fournir aux responsables départementaux et administratifs une copie du plan de classification et du calendrier de conservation ;
3. collaborer avec les responsables départementaux et administratifs pour veiller à ce que le plan de classification et le calendrier de conservation soient compris, mis en œuvre et tenus à jour ;
4. gérer les demandes d’accès aux documents du Collège public conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

6.3 Services TI

Le/la Directeur.trice des Communications et des Affaires générales est chargé.e de :

s’assurer que les documents stockés sur le réseau du Collège sont intégraux et sécurisés ;
fournir un espace de stockage de documents numériques sur le réseau du Collège pour les documents essentiels identifiés dans le calendrier de conservation ;
fournir un espace de stockage de documents numériques sur le réseau du Collège pour chaque unité administrative conformément aux exigences du calendrier de conservation.

6.4 Chefs d’unité administrative

Les chefs d’unité administrative sont responsables de :

veiller à ce que les documents de leur unité, en particulier les documents essentiels et confidentiels, soient identifiés, classés correctement et conservés en toute sécurité tout au long de leur cycle de vie, conformément au plan de classification et au calendrier de conservation approuvé par BAnQ ;
veiller à ce que les documents ayant atteint la fin de leur cycle de vie soient détruits conformément au calendrier de conservation approuvé par BAnQ ;
informer le/la Directeur.trice des Communications et des Affaires corporatives de toute modification ou changement à apporter au plan de classification ou au calendrier de conservation ;
s’assurer que les employé.e.s sous la supervision du chef sont conscients de leurs responsabilités en matière de conservation des documents ;
fournir aux employé.e.s sous leur supervision les outils et la formation nécessaires pour comprendre et mettre en œuvre le plan de classification et le calendrier de conservation du Collège.

6.5 Personnel

Le personnel de toutes les catégories d’emploi est responsable de :

stocker les documents numériques dans les zones désignées du réseau du Collège ;
s’assurer que les documents essentiels sont correctement identifiés et sécurisés dans les zones désignées du réseau du Collège ;
stocker les documents non numériques dans les emplacements désignés ;
se conformer au plan de classification, au calendrier de conservation et aux politiques et procédures de gestion des documents du Collège ;
respecter les dispositions de l’Article 12 de la Loi sur les archives, qui prévoit que les personnes qui cessent d’exercer leurs fonctions doivent transférer au/à la superviseur.e du département la garde de tous les documents créés ou reçus dans l’exercice de leurs fonctions.

7. Autorité

7.1 Cette politique est placée sous l’autorité du/de la Directeur.trice des Communications et des Affaires générales.

8. Date d’entrée en vigueur

8.1 Cette politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d’administration du Collège Vanier.

8.2 Cette version de la politique entre en vigueur dès son approbation par le Conseil d’administration du Collège Vanier et remplace toutes les versions antérieures.

9. Ressources

Calendrier de conservation et plan de classification du Collège Vanier.