Adoption et publication de documents normatifs

Responsabilité: Communications et affaires Corporatives

Historique d’approbation:

Révisé et approuvé par le conseil d’administration : 20 mai 2025 

Approuvé par le conseil d'administration : 21 septembre 2015

PRÉAMBULE

Un cadre de documents normatifs est un facteur essentiel à la réussite de toute organisation dans la réalisation de sa mission.

Il permet au Cégep de gérer efficacement ses affaires en établissant un ensemble cohérent de règles de gouvernance qui définissent les normes de conduite soutenant l'engagement du Cégep à se conformer aux exigences légales et réglementaires.

Il favorise la bonne gouvernance et les saines pratiques de gestion, permettant au Collège d'aligner ses activités sur sa mission, ses priorités stratégiques et ses valeurs, tout en respectant les principes de transparence, de responsabilité et d'équité.

La présente politique décrit les exigences institutionnelles du Cégep Vanier en matière d'élaboration et de maintien des documents normatifs afin d'assurer un format cohérent, convivial et uniforme.

Elle assure également que la communauté du Cégep connaît et suit un processus normalisé pour la création, l'approbation et la gestion des documents constitutifs.

OBJET

La présente politique établit un processus cohérent et coordonné pour l'élaboration, l'approbation, la révision et l'abrogation des documents constitutifs du Cégep Vanier.

PORTÉE

La présente politique s'applique à tous les membres de la communauté du Collège qui participent à l'élaboration, à la révision et à l'administration des documents constitutifs, à l'exception des documents de niveau unitaire qui ne relèvent pas de la présente politique et ne sont pas assujettis à ses exigences.

DÉFINITIONS

• «Conseil » : le conseil d'administration du Cégep Vanier, nommé conformément au règlement 1, règlement de régie interne.
• « Règlement » : document directeur qui établit les règles fondamentales relatives à l'organisation et aux procédures parlementaires suivies par le Cégep, généralement en lien avec une loi gouvernementale.
• « Cégep » : Collège d'enseignement général et professionnel Vanier, qui peut être abrégé en Collège Vanier ou Cégep Vanier si cela est jugé nécessaire ou opportun, et qui comprend chacun de ses campus.
• « Directive » : document normatif qui fournit des instructions ou des orientations spécifiques sur la manière d'accomplir une action ou d'atteindre un objectif, pouvant être en rapport avec un règlement, une politique ou une procédure existants.
• « Documents normatifs » : les documents normatifs comprennent les règlements, les politiques, les procédures et les directives. Ces documents établissent le cadre documentaire à l'aide duquel le Cégep aligne ses activités sur sa mission, ses priorités stratégiques et ses valeurs, et garantit le respect des lois et règlements applicables.
• « Instructions » : approche recommandée, suggestions ou pratiques exemplaires à l'appui d'un document directeur. Elles permettent une certaine discrétion tout en assurant un certain niveau de cohérence.
• « Comité de direction » : peut être désigné sous le nom de « MEC » et est composé du directeur général, du directeur des études et des directeurs des services administratifs décrits dans le Règlement 1, règlement de régie interne.
• « Comités officiels du Cégep » : tout comité requis par la loi, la réglementation ou un programme auquel le Collège adhère.
• « Politique » : document normatif qui fournit un ensemble d'idées, de principes, de valeurs et d'intentions qui définissent les attentes et servent de base à la prise de décisions cohérentes et à l'allocation des ressources en ce qui concerne une question spécifique.
• « La présente politique » : la Politique relative à l'adoption et à la publication des documents normatifs.
• « Procédure » : document normatif qui énonce les étapes et les démarches à suivre afin de mettre en œuvre un règlement ou une politique.
• « Secrétaire général » : le secrétaire général du Cégep Vanier.
• « Document départemental» : tout document établi par un département ou un service spécifique du Cégep, souvent de nature opérationnelle, et qui ne s'applique qu'à cette unité, cette activité ou ce service.

CADRE JURIDIQUE

• Loi sur les collèges généraux et professionnels, ch. C-29
• Règlement 1 du Cégep Vanier Administration générale du collège

APPROBATION ET RÉVISION DES RÈGLEMENTS ET DES POLITIQUES

Les règlements et les politiques doivent être approuvés officiellement par le conseil d'administration.

Les directeurs des services administratifs élaborent, révisent ou abrogent les procédures et directives conformément à la présente politique et à la procédure d'adoption et de publication des documents normatifs.

Un règlement ou une politique entre en vigueur à la date de son approbation par le conseil d'administration ou à la date prévue par résolution par le conseil d’administration.

APPROBATION ET RÉVISION DES PROCÉDURES ET DIRECTIVES

Les procédures et directives doivent être officiellement approuvées par le comité de direction (MEC).

Une procédure ou une directive entre en vigueur à la date de son approbation par MEC ou à la date approuvée par le MEC.

CONFLITS ENTRE LES DISPOSITIONS

Les documents normatifs ne doivent pas contredire d'autres documents normatifs. Dans le cas improbable où une contradiction se produirait, la priorité serait donnée dans l'ordre suivant : règlement, politique, directive, procédure.

Si la contradiction se produit entre deux documents d'autorité équivalente ou au sein d'un même document, la question est soumise au directeur du service administratif responsable du document et au secrétaire général pour interprétation.

Si la question ne peut être résolue et que la contradiction est claire et substantielle, elle est soumise soit au conseil d'administration, pour les règlements administratifs ou les politiques, soit au comité de direction, pour les procédures et les directives.

REGISTRE

Le secrétaire général tient à jour un registre de tous les documents normatifs en vigueur et abrogés. En outre, le secrétaire général conserve le dépôt officiel de tous les documents normatifs.

DIFFUSION ET SENSIBILISATION

Tous les documents constitutifs en vigueur sont publiés sur le site web du Cégep.

PÉRIODE DE RÉVISION

La présente politique est révisée au moins une fois tous les cinq ans, ou plus tôt si nécessaire.

REMPLACEMENT

La présente politique remplace la politique relative à l'adoption et à la publication des politiques officielles du Collège (8120-1).