Politique sur les commandites et les collectes de fonds

1. Objet

La présente Politique a pour objet d'énoncer les dispositions qui régissent les activités de collecte de fonds et de commandite menées au soutien du Cégep Vanier (le Cégep) ou sur les lieux de celui-ci. L'élaboration d'une politique distincte sur les collectes de fonds et les commandites à l'échelle du Cégep garantit la cohérence et la transparence dans la collecte et la distribution des fonds.

2. Champ d'application et limites

La présente Politique s'applique aux étudiant.es, aux enseignant.e.s et aux employé.e.s du Cégep Vanier qui participent à la sollicitation de fonds au nom du Cégep Vanier, sur le campus ou à l'extérieur de celui-ci.

En ce qui concerne les commandites, la présente Politique s’applique aux situations où le Cégep reçoit des fonds de la part de commanditaires. Elle ne s’applique pas aux situations où le Cégep agit comme commanditaire.

Le Cégep et la Fondation du Cégep Vanier (la Fondation) collaborent aux activités de collecte de fonds tout en reconnaissant que la Fondation est une entité juridique séparée et distincte du Cégep et qu'elle fonctionne de façon indépendante en tant qu'organisme de bienfaisance.

3. Définitions

Communauté collégiale : Les employé.e.s, les étudiant.e.s et les membres du Conseil d'administration du Cégep Vanier et toute autre personne contractuellement obligée de se conformer à la présente politique.

Collecte de fonds : Activités visant à générer un soutien financier pour une œuvre de bienfaisance, une cause ou une autre initiative.

Dons : Transferts volontaires de biens admissibles. (Remarque : Les dons de biens peuvent donner droit à des reçus fiscaux pour activités de bienfaisance, sous réserve des lignes directrices applicables de l'Agence du revenu du Canada; toutefois, les dons de services (temps, compétences, efforts) fournis à un organisme de bienfaisance enregistré ne sont pas des biens et ne sont donc pas considérés comme des dons aux fins de l'émission de reçus officiels pour dons de bienfaisance)

Commandite(s) : Type de collecte de fonds qui consiste en un don en espèces ou en nature consenti en échange de l'accès au potentiel commercial associé à une organisation et/ou à un événement et entrepris dans le but d'atteindre des objectifs commerciaux. Les commandites ne donnent généralement pas droit à des reçus pour dons de bienfaisance. Si l’organisme accorde le même niveau de reconnaissance à une entreprise qu’à tous les autres donateurs, sans traitement spécial, et que cette reconnaissance est négligeable (par exemple, une simple reconnaissance), l’organisme de bienfaisance peut remettre à l’entreprise un reçu pour le montant total du don.

Fondation du Cégep Vanier : La Fondation du Cégep Vanier est un organisme enregistré à but non lucratif dont la mission consiste à soutenir la communauté du Cégep Vanier. Dans la présente politique, elle peut être désignée sous le nom de « Fondation ».

4. Rôles et responsabilités

Dans l’organisation d’une activité de collecte de fonds ou de commandite, les membres de la communauté du Cégep Vanier :

respectent toutes les exigences de la présente politique ;
suivent les procédures d'autorisation décrites dans les procédures de collecte de fonds et de commandite ;
vérifient la nécessité d’obtenir des autorisations parallèles lorsque la nature de l'activité l'exige (par exemple, les permis de vente d'alcool, l’autorisation d'organiser un événement, etc.) et obtiennent ces autorisations ;
demandent les services parallèles nécessaires, le cas échéant (p. ex. les demandes de service, la sécurité, etc.).

Les Directeurs.trices des études adjoint.e.s et le/la Directeur.trice des études :

reçoivent et traitent toutes les demandes d'activités de collecte de fonds et/ou de commandite liées aux programmes de jour réguliers ;
suivent les procédures d'autorisation décrites dans les procédures de collecte de fonds et de commandite.

Coordonnateur.trice et personnel d'encadrement de la Formation continue :

reçoivent et traitent toutes les demandes d'activités de collecte de fonds et/ou de commandite liées aux activités de formation continue ;
suivent les procédures d'autorisation décrites dans les procédures de collecte de fonds et de commandite.

Directeur.trice et personnel d'encadrement des Services aux étudiant.e.s

reçoivent et traitent toutes les demandes d'activités de collecte de fonds liées aux initiatives étudiantes, ou toute autre activité de collecte de fonds non liée aux programmes de jour réguliers, aux activités de formation continue ou aux clubs ou sections de l'Association étudiante du Cégep Vanier (VCSA) ;
suivent les procédures d'autorisation décrites dans les procédures de collecte de fonds et de commandite.

L'Association étudiante du Cégep Vanier

reçoit et traite toutes les demandes d'activités de collecte de fonds liées aux clubs ou aux sections de l'Association étudiante du Cégep Vanier (VCSA) ;
suit les procédures d'autorisation décrites dans les procédures de collecte de fonds et de commandite.

5. Énoncés de politique

En tant qu'entité à but non lucratif dotée du statut d'organisme de bienfaisance, la Fondation accepte les dons et supervise les activités de collecte de fonds afin de financer diverses initiatives opérationnelles au profit du Cégep. Seuls la VCSA et ses clubs peuvent organiser des activités de collecte de fonds sur le campus au profit d'organismes de bienfaisance autres que la Fondation du Cégep Vanier (voir l’art. 5.16).

Toutes les activités de collecte de fonds doivent être approuvées par l'autorité compétente du Cégep avant d'être mises en œuvre. Voir les procédures de collecte de fonds et de commandite pour plus de renseignements.

Pour être acceptée par le Cégep ou en son nom, une activité de collecte de fonds, un don ou un accord de commandite doit respecter les dispositions suivantes :

5.1. l'activité doit être conforme à la mission et aux valeurs du Cégep et de la Fondation ;

5.2. l'activité ne doit pas constituer un conflit d'intérêts réel ou raisonnablement perçu ;

5.3. l'activité doit présenter des avantages prévus raisonnables qui l'emportent sur les coûts prévus ;

5.4. l'activité doit avoir un but déterminé et le produit doit être utilisé exclusivement dans ce but, comme prévu ;

5.5. les fonds doivent être utilisés pour compléter, et non remplacer, le financement du ministère pour l'éducation et/ou les budgets alloués aux cégeps ;

5.6. le personnel, les étudiant.e.s ou les bénévoles ne doivent pas bénéficier personnellement, matériellement ou financièrement, des activités visées par la présente politique ;

5.7. la participation aux activités de collecte de fonds est strictement volontaire ;

5.8. la sécurité des étudiant.e.s, des bénévoles et du personnel doit être prise en compte dans toutes les activités de collecte de fonds ;

5.9. tous les fonds recueillis par voie électronique doivent être déposés auprès de la Fondation, les fonds ne peuvent en aucun cas transiter par un compte personnel ;

5.10. dans le cas de paiements en espèces, tous les fonds résultant d'activités permettant de recueillir 500 dollars ou plus doivent être traités par la Fondation en vue d'une distribution ultérieure conformément aux objectifs de collecte de fonds approuvés, à moins que les fonds n'aient été recueillis par un club de la VCSA pour un organisme de bienfaisance tiers ;

5.11. la personne ou le groupe chargés d'une activité de collecte de fonds est responsable de la collecte, de la manipulation, de la sauvegarde et de la déclaration des fonds recueillis ;

5.12. toutes les activités doivent répondre à toutes les exigences procédurales ;

5.13. la personne ou le groupe qui organise l'activité de collecte de fonds ou qui fait de la sollicitation doit se conformer à la politique sur les collectes de fonds et les commandites du Cégep Vanier, à toutes les lois et à tous les règlements applicables, ainsi qu'aux politiques, lignes directrices, protocoles et procédures du Cégep, afin de minimiser la responsabilité du Cégep.

5.14. Collectes de fonds pour des organismes de bienfaisance tiers
Considérant que la collecte de fonds et le bénévolat en faveur d'œuvres de bienfaisance contribuent à préparer les étudiant.e.s à réussir en tant que citoyen.ne.s du monde engagé.e.s, ce qui est au cœur de la mission du Cégep Vanier, la VCSA et ses clubs peuvent organiser et tenir des activités ou des événements de collecte de fonds pour des organismes de bienfaisance tiers.

5.14.1. Ces activités ou événements ne peuvent être organisés qu'au profit d'organismes de bienfaisance canadiens enregistrés.

5.15. La VCSA est responsable de la bonne gestion des fonds et le Cégep peut demander à tout moment des preuves des activités financières et des dons.

5.16. Commandites

5.16.1. Les budgets de fonctionnement ne peuvent pas être utilisés pour commanditer une activité du Cégep.

5.16.2. En plus d'obtenir l'approbation requise pour une activité de collecte de fonds, les membres de la communauté du Cégep qui souhaitent solliciter un.e donateur.trice ou un.e partenaire pour recevoir des contributions financières ou des dons en nature doivent soumettre les noms des commanditaires potentiels à la Fondation du Cégep Vanier afin d'éviter que ces organismes ou individus ne soient trop sollicités.

6. Entrée en vigueur et révision

La présente Politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d'administration et est révisée tous les cinq ans.