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Politique de numérisation

1. Objectifs

Le but de cette Politique est de soutenir le Cégep dans la réalisation des objectifs suivants :

1.1 Respecter les obligations légales de Vanier en matière de numérisation et de destruction des documents sources.

1.2 Favoriser la conservation des documents numériques par rapport aux documents analogiques.

1.3 Fournir un cadre pour les projets de numérisation.

1.4 Réduire les documents papier pour un stockage rentable (éliminer le besoin d’espace physique ou de stockage hors site).

1.5 Améliorer l’accès à l’information.

1.6 Assurer la longévité des documents du Cégep.

1.7 Garantir que les documents numérisés sont authentiques, complets et accessibles avant la destruction des copies physiques.

2. Définitions

Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes s’appliquent :

Accessible. La reproduction numérique doit être disponible, consultable et lisible par tous ceux qui disposent d’un accès approprié.

Authentique. La reproduction numérique doit être le produit d’un processus documenté et autorisé.

Complète. Reproduction exacte et lisible de l’original qui contient toutes les composantes intellectuelles et physiques de l’original sans altération du contenu.

Numérisation. Processus de conversion de tout élément physique ou analogique, tel qu’un document papier, une photographie ou un élément graphique, en une représentation ou une image électronique qui peut être consultée et stockée électroniquement.

Document. Toute information enregistrée qui peut être traitée comme une unité.

Enregistrements. Informations enregistrées produites ou reçues dans le cadre de la conduite ou de l’achèvement des activités d’une institution et dont le contenu, le contexte et la structure sont suffisants pour fournir la preuve de ces activités. L’enregistrement peut comprendre un ou plusieurs documents.

3. Champ d’application

3.1 Cette Politique s’applique à toutes les unités administratives du Cégep qui entreprennent un projet de numérisation.

4. Énoncés de politique

4.1 Le Cégep Vanier (« Le Cégep »)s’engage à mettre en œuvre de bonnes pratiques de classification et de gestion des documents, conformément aux exigences législatives.

4.2 Le Cégep reconnaît que les documents peuvent exister sous forme numérique et/ou analogique et, dans un effort pour atteindre les objectifs de cette politique, vise à définir le cadre de gouvernance global applicable aux projets de numérisation.

5. Contexte législatif

5.1 Pour qu’un document conserve sa valeur juridique et probante par le biais de la numérisation, la législation suivante s’applique :

  • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, CLRQ c 1-1
  • Loi sur les archives, CQLR c A-21.1

5.2 Les politiques et documents de référence suivants sont pertinents aux fins de la présente Politique :

  • La Politique de sécurité de l’information
  • La Politique sur la gestion des documents
  • Le Calendrier de conservation et plan de classification du Cégep Vanier
  • La numérisation des documents : méthodes et recommandations. BAnQ.a

6. Rôles et responsabilités

6.1 Le Conseil d’administration du Cégep Vanier

Le Conseil d’administration du Cégep Vanier est responsable de l’approbation de la Politique et de toute révision subséquente.

6.2 Le/La Directeur.trice des Communications et des affaires corporatives

Le/La Directeur.trice de la Communication et des affaires corporatives est chargé.e :

  1. d’organiser l’approbation par le Conseil d’administration de la Politique et de ses révisions ultérieures ;
  2. de gérer l’application générale de la Politique, y compris :
    1. en collaboration avec un.e responsable administratif.ve et à sa demande, soumettre des modifications au calendrier de conservation à BAnQ lorsque le projet de numérisation prévoit la destruction des copies papier originales ;
    2. fournir aux responsables administratif.ve.s la Politique et les lignes directrices en matière de numérisation avant un projet de numérisation ; et
    3. conserver les formulaires de numérisation (voir annexe 1).

6.3 Services TI

Le/la Directeur.trice des services informatiques est chargé.e de :

  1. de veiller à ce que les documents numériques soient sécurisés et récupérables ;
  2. de fournir aux chefs des unités administratives les ressources nécessaires, en fonction des disponibilités, pour leurs projets de numérisation.

6.4 Chefs d’unités administratives

Les chefs d’unité administrative sont responsables de :

  1. coordonner avec le/la Directeur.trice des Communications et des affaires corporatives l’approbation préalable de BAnQ pour les modifications du calendrier de conservation lorsque le projet de numérisation prévoit la destruction des copies papier originales ;
  2. approuver la destruction des documents sources seulement après avoir confirmé que les contrôles de qualité ont été effectués par le personnel pour s’assurer que les versions numérisées sont authentiques, complètes et accessibles ;
  3. fournir au personnel sous leur supervision les outils et la formation nécessaires, le cas échéant, pour comprendre et mettre en œuvre les techniques de numérisation et les contrôles de qualité appropriés ; et
  4. en soumettant le formulaire de numérisation dûment rempli (voir annexe 1) au/à la Directeur.trice des communications et affaires corporatives.

6.5 Personnel

Le personnel de toutes les catégories d’emploi est responsable :

  1. stocker les documents numériques dans les zones désignées du réseau du Cégep conformément aux lignes directrices du Cégep sur la gestion de l’information et des documents électroniques dans les lecteurs partagés ;
  2. s’assurer que les documents numériques répondent aux exigences techniques minimales et sont sauvegardés dans le format approprié (voir l’annexe 2) ;
  3. effectuer des contrôles de qualité tout au long du projet de numérisation afin de s’assurer que les versions numérisées sont authentiques, complètes et accessibles ;
  4. préparer et scanner les documents physiques en versions numérisées ; et
  5. se conformer au plan de classification et au calendrier de conservation du Cégep, ainsi qu’aux politiques et procédures relatives à la classification, à la gestion et à la numérisation des documents.

7. Autorité

7.1 Cette Politique est placée sous l’autorité du/de la Directeur.trice de la Communication et des affaires corporatives.

8. Date de mise en vigueur

8.1 Cette Politique entre en vigueur dès son adoption par le Conseil d’administration du Cégep Vanier.

8.2 Cette version de la Politique entre en vigueur dès son approbation par le Conseil d’administration du Cégep Vanier et remplace toutes les versions antérieures.

9. Ressources

Calendrier de conservation et plan de classification du Cégep Vanier.

Procédure de gestion de l’information et des documents électroniques dans les lecteurs partagés.

Appendice 1 – Formulaire de numérisation

Consultez le formulaire dans le PDF officiel.

Appendice 2 – Contrôle de la qualité et exigences techniques

Le contrôle de la qualité des images comprend la vérification des documents numérisés pour s’assurer que :

  • les petits détails sont lisibles, tels que la police de caractères de petite taille et les ponctuations ;
  • tous les détails sont complets (c’est-à-dire qu’il ne manque aucun segment de ligne) ;
  • l’image globale est capturée de manière authentique, complète et accessible ;
  • le chatoiement généré par le numériseur n’affecte pas la lisibilité ou la qualité de l’image ;
  • les documents numérisés sont correctement nommés et stockés conformément au plan de classification et au calendrier de conservation du Cégep Vanier.

Les exigences techniques comprennent :

  • Résolution minimale de 300 DPi.
  • Le format de fichier (PDF/A) est préférable pour le stockage à long terme ; toutefois, le format PDF standard est suffisant si la capacité de stockage est limitée.